Der er en nyere version tilgængelig af denne online guide

Online booking system tilbyder adgangskontrol

Du har rig mulighed for kontrol over hvem, der skal have adgang til din online kalender, og hvilke informationer, som dine brugere kan se eller ændre. Adgangskontrol er et af de mere avancerede dele af SuperSaaS online booking software, så lad os starte med lidt baggrundsviden.

Roller: brugere, superbrugere og administratoren

En SuperSaaS konto har én 'administrator', som typisk er dig. En 'bruger' af din online kalender kan typisk være en klient, en studerende, et medlem eller en kunde. Derud over kan du vælge at oprette en eller flere ‘superbrugere’ med udvidede rettigheder. For eksempel kan du give en superbruger i dit firma eller jeres idrætsforening ret til at ændre i reservationer for personer, der ikke har adgang til en computer.

Opsætningen er delt op i 2 logiske grupper: ‘Hvem kan oprette sig som bruger?’ og ‘Hvad kan brugerne gøre med din online kalender?’. Du kan også lade dine brugere reservere i din online kalender uden, at brugerne skal registreres. Dette er passende, hvis du ikke tillader dine brugere at ændre (ud over en reservation) i din online kalender, eller hvis du har en anden måde at identificere dine brugere på, eksempelvis via IP adresse.

Adgangskontrol

Hvem kan oprette sig som bruger?

Det første spørgsmål er besvaret via ‘Adgangskontrol’ skærmbilledet, som du finder i højre side af dit kontrolpanel. Her finder du et væld af muligheder for din online kalender.

Du har blandt andet mulighed for at lade dine brugere oprette deres eget bruger navn og adgangskode. Dette er bekvemt for alle, men der en ulempe. Enhver kan oprette sig som bruger, inklusiv personer, som du måske ikke ønsker som brugere. Der er flere måder, hvorpå du kan hindre uønskede brugere, for eksempel kan du bede dine brugere om at bekræfte deres e-mail adresse, eller du kan kræve, at dine brugere laver en forudbetaling, før dine brugere kan lave en reservation i din online kalender. Du kan også undgå uønskede brugere ved at filtrere IP adresser eller kun invitere brugere.

Generelt kan det dog siges, at der ikke er problemer med at vælge ‘Enhver kan tilmelde sig’ til din online bookingkalender. Søgemaskiner har ikke mulighed for at indeksere SuperSaaS, så besøgende til din online kalender kommer som oftest via din hjemmeside. Hvis du har fået uønsket besøg, kan du til enhver tid ændre deres konto og tilbagekalde den reservation, som den uønskede bruger har lavet.

Du kan til enhver tid ændre niveau for adgangskontrol til din online kalender. Når du klikker på en mulighed for adgang, vil du se mere information om opsætning muligheder. Ved de mest restriktive opsætninger for adgang, kan dine brugere ikke lave en konto på egen hånd, så du skal lave alle konti (enten manuelt eller ved at uploade en fil med konto navne).

Du har en bruger database. Det betyder, at hvis du har mange kalendere, vil en bruger kun skulle oprette ét login, som kan bruges til alle dine kalendere. Hvis det ikke er det, du ønsker, kan du oprette en separat konto for hver kalender.

Skræddersy tilmelding processen

Der er også detaljeret information om tilmelding processen. Som standard bruger din online kalender e-mail adressen som login navn. Hvis du bruger SuperSaaS for en organisation eller virksomhed, der allerede har bruger navne, kan du blot ændre standard opsætningen, så dine brugere kan bruge det samme navn i begge computer systemer. Dette gøres ved at fravælge boksen ved siden af “Brug e-mail adresse som login navn”.

Felterne, som du vælger, i den anden sektion, fremkommer på tilmelding formularen for en ny bruger. Du kan ændre dine valg i din online kalender, ved at klikke på “Din opsætning” efter der er logget ind. Ved at vælge ‘Obligatorisk’ sikrer du dig, at dine brugere ikke kan undlade at udfylde et eller flere felter, når dine brugere tilmelder sig. 'Valgfrit’ viser felterne, hvor det er tilladt at undlade at udfylde information. ‘Spørg ikke’ fjerner feltet helt. Venligst vær opmærksom på, at ‘Adgangskode’ også kan fravælges. Dette vil ændre login dialog vinduet for din online kalender applikation. Hvis du bruger de brugerdefinerede felter, vil disse også være tilgængelige i din online kalender til brug på et senere tidspunkt.

Du kan tjekke dit proces diagram for din online kalender for at forstå, hvordan tilmelding processen ser ud for dine brugere. Enhver ændring kan ses med det samme i proces diagrammet. I den næste sektion vil vi vise dig, hvordan du tester din online kalender for, at du kan sikre dig, at alt er som du ønsker.

Hvad kan mine brugere gøre i min kalender?

Fanebladet Adgang

Via fanebladet 'Adgang' kan du bestemme, hvad dine brugere kan gøre i din online kalender. Du finder denne side via dit SuperSaaS kontrolpanel ved først at klikke på den blå knap ‘konfigurer’ der findes ud for dine oprettede kalendere, hvorefter du vælger fanebladet ‘Adgang’. ('Adgang' siden ser lidt forskellig ud ved de 2 typer kalendere: ‘ressource’ og ‘kapacitet’ kalender)

Standard opsætning for adgangskontrol er, at alle brugere kan se på din online kalender, men brugerne er nødt til at logge ind for at lave en online booking, eller ændre i en booking, som brugeren har lavet tidligere. Hvis informationerne på din online kalender er fortrolige, skal du ændre denne proces, så dine brugere skal logge ind, før dine brugere kan se din online kalender.

Du kan også give dine brugere ret til at lave ændringer i din online kalender uden at dine brugere skal logge ind. Dog skal du være opmærksom på, at der ikke er mulighed for at blokere aktivitet, som du har mistanke om er misbrug af din online kalender. Derfor bør du kun vælge denne mulighed, hvis du er sikker på, at misbrug ikke vil ske. For eksempel fordi du alligevel bruger IP filter til at give dine brugere adgang til din online kalender. Hvis du giver dine brugere ret til at lave ændringer i din online kalender uden at logge ind, så vil du måske også ændre feltet "Brug e-mail adresse som login navn", så det ikke længere er aktuelt. Dette kan du gøre via 'Adgangskontrol' siden, som er gennemgået ovenfor.

Siden forhindrer dig i at tage ulogiske valg. For eksempel, hvis du vælger, at det kun er dig, der kan lave ændringer, kan muligheden for ‘Enhver kan opdatere bookinger’ ikke bruges.

Forhindre og håndter misbrug

SuperSaaS online booking software forhindrer søgemaskiner såsom Google at indeksere SuperSaaS kalendere. Den primære årsag dertil er, at for en søgemaskine vil din online kalender ofte blot se ud som en masse numre og datoer, som skifter fra dag til dag. En ekstra gevinst er, at det gør det sværere, for internet spammere at finde din online kalender, for at registrere bruger navne såsom ‘www.cheapmedicine.com’. Du er naturligvis mere end velkommen til at lade Google indeksere din hjemmeside, som indeholder et link til din SuperSaaS kalender. Hvis du tillader indeksering, vil dine brugere lettere kun finde din online kalender, samtidig med at du løber en lille risiko for, at du automatisk inviterer uønskede brugere.

I praksis bliver langt de fleste internet spammere afskrækket, hvis det kræver, at dine brugere skal tilmelde sig via et login, så det er en god idé at lade dine brugere oprette et login til din online kalender. Hvis misbrug stadig er et problem, kan du ganske enkelt skifte til muligheden “Send en e-mail bekræftelse med et link, som din bruger skal klikke på, før din bruger kan logge ind”. Dette sker via 'Adgangskontrol' siden. Dette skulle løse de fleste udfordringer med hensyn til misbrug. Samtidig vil vi dog gerne nævne, at der kan være en lille ulempe ved at bruge e-mail bekræftelse med link, da din e-mail måske bliver fanget i din brugers spam filter.

Hvis nogen misbruger din online kalender, er det en god idé ikke at slette misbrugerens konto, da i misbrugeren i modsat fald får mulighed for at registrere igen. I stedet bør du blokere misbrugerens konto i 'bruger administration' i den højre side af dit kontrolpanel. Ved at klikke på forstørrelsesglas ikonet ved siden af en indgang, kan du se alle aktiviteter, som brugeren har gjort, så du kan hurtigst ændre enhver handling fra din bruger.

Når du har opsat adgangskontrollen, bør du teste din online kalender, om din kalender reagerer, som du ønsker, når du logger dig ind som en almindelig bruger.


Næste kapitel: Test din online kalender