Der er en nyere version tilgængelig af denne online guide

Skræddersy booking formularer

Standard booking formularen bruges til at indsamle informationer, der kan bruges i din online kalender og nyhedsbreve. Standard formularen tilbyder et begrænset antal skræddersyede felter. Hvis du vil indsamle yderligere information, kan du oprette en skræddersyet formular, hvori du kan indflette flere felter og tilbyder forskellige widgets (små applikationer) og formateringsmuligheder.

Du kan bruge en skræddersyet formular på tre forskellige måder:

  1. Til at indsamle yderligere information, når en bruger laver en online booking. På denne måde får du mulighed for at indsamle langt mere information, end du kan via en standard booking formular.
  2. Indsamling af ekstra information når en bruger opretter en konto, hvor formularen kun skal udfyldes én gang, eksempelvis hvis du vil spørge dine bruger om at acceptere dine handels- eller servicebetingelser.
  3. En booking formular kan bruges alene, uden for booking processen. Herved kan du sende en bruger direkte til booking formularen, uden at brugeren skal gå igennem din booking proces. Denne mulighed kan eksempelvis bruges til et enkeltstående arrangement.

At oprette en skræddersyet formular

For at oprette en ny booking formular, gå da til dit SuperSaaS kontrolpanel og vælg “Ny formular”. Forst vil du blive spurgt om du ønsker en "Integreret" eller "Står alene" formular. Uanset dit valg, kan du senere let skifte til den anden type booking formular senere. Hvis du er lidt usikker på, hvilken af formularerne, som du skal vælge, da anbefaler vi, at du vælger "Integreret", da det er lettere at lave opsætning for den integrerede formular. Hvis du tidligere har lavet en skræddersyet formular, kan du også let kopiere formularen og let udvide formularen til din online planlægningskalender.

Ny formular designer Det næste skærmbillede vil lade dig designe din egen booking formular. Start ved at vælge hvilken felttype, som du ønsker. Der gør du via oversigten i nederste venstre hjørne. Her kan du eksempelvis vælge imellem "Tekst felt" eller "Radio tast". Når du klikke på en af mulighederne, vil du se et dialogvindue (ny dialogboks), hvor du kan indsætte felt navn, størrelse og meget mere. Hvis du ikke indsætter tekst eller værdier, vil dit layout automatisk tilpasse sig. Prøv dig blot frem, du kan til enhver tid ændre tekst og værdier.

De fleste felt typer tilbyder en “Krav” afkrydsningsboks. Dette betyder, at booking formularen ikke kan godkendes, hvis dette felt ikke er udfyldt af dine brugere. Nogle felter tilbyder også at du kan afkrydse et felt for “Unik”. Denne mulighed sikrer, at hver formular skal have forskellige værdier i dette felt. Dette kan blandt andet bruges, hvis du vil lade dine brugere vælge et unikt brugernavn. Du kan også udfylde "Hjælpe tekst", der gør, at du kan guide dine brugere igennem udfyldning af booking formularen.

Ved flere forskellige felter, har du en række valgmuligheder, eksempelvis "Radio knap" eller "Rullegardin menu”. Hver mulighed kan du liste på en separat linie, og du kan tilføje teksten til at blive gemt i databasen imellem de kantede parenteser [ ]. Eksempelvis hvis du tilbyder muligheden for “Kaptajn Suite [rum 1]”, da vil din bruger se “Kaptajn Suite”, men hvis du downloader formularen, vil der stå “rum 1”. I special tilfælde, hvis du kun tilføje de firkantede parenteser til en mulighed, vil data ikke blive gemt, som du ellers kan bruge i kombination med “Krav” muligheden, så din bruger skal udfylde feltet. Dette er særdeles brugbart, hvis du som første mulighed vælger "Rullegardin menu", hvortil du skriver teksten “Venligst vælg en af mulighederne [ ]”. Et andet eksempel på en praktisk anvendelsesmulighed er ved brugen af “Krav” muligheden er, at tilføje et felt med en enkelt afkrydsningsboks. Dette gør det muligt for dit at lave en boks, hvor der står “Sæt kryds her for at godkende leverings- og betalingsbetingelser”. Lige over afkrydsningsboksen kan du som tekst indsætte dine handelsbetingelser i en HTML boks.

Hvert felt kan enten laves som “Normal” (som er standard), “Gemt”, eller “Kan kun læses”. Hvis et felt er sat til "Gemt", da vil kun superbruger og administratoren af din konto kunne se dette felt. På denne måde kan du indsætte interne kommentarer, som du ikke ønsker brugerne skal se. Venligst vær opmærksom på, at du ligeledes har mulighed for at gemme ikke blot et felt, men en hel booking formular, andet steds i bookingsystemet. Ønsker du at gemme/skjule hele formularen på et senere tidspunkt, kan du blot lade dine felter være "Normal". Hvis et felt er sat til at være “Kan kun læses”, da kan alle se feltet, men det er kun superbrugerne og administratoren, som kan ændre i feltet. Et medlemsnummer er et eksempel på, hvordan denne mulighed kan bruges. I så fald kan brugerne se deres medlemsnummer, men ikke ændre i medlemsnummeret.

Efter du klikker på “Tilføj felt” vil feltet fremgå af din booking formular, og du er klar til at lave det næste felt. Venligst vær opmærksom på, at ingen af felterne er gemt, før du har klikket på "Gem ændringer" i venstre side.

Hvis du bruger formularen som integreret del af din online planlægningskalender, vil det ofte være en god ide ikke at tilføje de standardiserede felter såsom “e-mail”, i din skræddersyede formular. Brug i stedet for det standardiserede afkrydsningsfelt i standard formularen, som du finder på fanebladet "Proces", via "Konfigurer" ud for din kalender i dit kontrolpanel. Årsagen er, at bookingsystemet ikke sender e-mail bekræftelser eller påmindelser til et skræddersyet felt, som du har kaldt “e-mail”. Det er også lettere via standard formularen at vise en email oversigt for superbrugerne og administratoren.

Skræddersy en booking formular

Når du vil ændre i et felt, klikker du blot på feltet for at få et “Ændre felt” som står i toppen af dialogvinduet/dialog boksen. Du kan ligeledes flytte rundt på felterne ved at klikke med den højre musetast og samtidig trække feltet hen på de nye ønskede plads. Venligst vær opmærksom på, at hvis du sletter felter fra booking formularen, vil al information blive slettet, som dine bruger tidligere har indtastet vedrørende dette felt. Ændringer vil først være permanente i det øjeblik, at du klikke på "Gem ændringer", i venstre side.

Du kan skræddersy dit layout på felterne via den øverste boks i venstre side. Som standard bliver felter vist med en mærkat over den efterfølgende tekst, men det kan du ændre, så du får et layout med to kolonner med mærkater i venstre side og dine felter i højre side. Hvis du har felter uden mærkat, vil felterne fylde begge kolonner.

Layout med en eller to kolonner Standard “Auto” muligheden for en formular bredden vil tillade browseren (eksempelvis Explorer, Bing eller Chrome) at vælge et optimalt layout, hvilket typisk betyder, at browseren bestemmer størrelsen på booking formularen til at blive størst mulig, men du kan selv bestemme størrelsen ved at vælge bredden til at være “S”, “M”, “L”, der er predefineret til at have bredden på henholdsvis 600, 750 eller 900 pixels. Hvis du bruger et layout med 2 kolonner, kan du endvidere fortælle browseren, at den skal tage den relative bredde på de to kolonner til at være med følgende fordeling “20/80”, “30/70” eller “40/60”, eller blot bruge “Auto” størrelsen, som vil lade browseren selv bestemme kolonne bredden. Som en ekstra mulighed kan du fastsætte en fast bredde på tekstfelter og faste højder på tekstområder.

Du kan ændre farven på din booking formular, teksten eller andre elementer via “Layout opsætning”, som du finder i dit kontrolpanel. HTML feltet giver dig mulighed for at fastsætte tekst-og baggrundsfarver for felterne. Hvis du vil inkludere fotos i HTML feltet, skal disse fotos være tilgængelige et sted på Internettet. Du kan ikke blot uploade fotos fra din computer.

Efter du har gemt din formular, ender du på skærmbilledet for konfiguration. Herfra kan du prøve din ny booking formular ved at klikke på “Bruge” knappen. Hvis du vil ændre i formularen, kan du klikke på “Konfigurer” knappen, og vælg dernæst fanebladet “Design” for at ændre formularen.

At tilføje en formular til en booking- eller tilmeldingsproces

Der er to forskellige steder, hvor du kan tilføje din booking formular. Hvis du ønsker formularen skal udfyldes ved hver booking, som dine brugere laver, da skal du indsætte formularen som en del af booking processen. Dette sker via faneblade "Proces", som du finder ved at klikke på "Konfigurer" ud for din bookingkalender i dit kontrolpanel. Alternativt, hvis du kun ønsker at formularen skal udfyldes én gang per bruger, kan det være en god ide at tilføje formularen til processen for brugertilmelding. Sidstnævnte kan du gøre via "Adgangskontrol", som du finder i højre side af dit kontrolpanel. Hvis dine bruger som regel kun laver 1 booking, eller du ikke har behov for at dine brugere logger ind, da vil det være ideelt, at tilføje formularen som en del af booking processen.

Mulighederne for at tilføje en booking formular er kun synlig efter du har lavet din første skræddersyede formular. Når du tilføjer en booking formular, bliver du bedt om at vælge om formularen skal udfyldes af dig eller dine brugere, henholdsvis om formularen skal være synlig for dine brugere eller ej.

Kun hvis formularen og det tilknyttede objekt, såsom en brugerkonto eller en aftale, er gyldige, vil alt blive gemt i databasen. Så hvis en bruger laver en booking, men lukker for browseren før formularen er udfyldt, vil reservationen ikke blive gemt.

Hvis du sender en bekræftelse vedrørende fornylig oprettede bookinger eller konti, kan du vedhæfte en formular meddelelse ved at inkludere det magiske ord $form i din e-mail tekst.

Administrer gemte formularer

SuperSaaS kontrolpanelet for superbruger og administratoren vil vise alle oprette booking formularer, uanset om formularerne bliver brug som en del af en booking proces eller formularer skal "Stå alene" (venligst se yderligere information herom højere oppe på denne side). Hvis en formular blev tilføjet som en del af en anden proces, vil formularen indeholde et link, så du kan hoppe direkte til den relevante del af denne booking proces. En præcis version af hver formular kan ses i det lille dialogvindue, som fremkommer ved at klikke på formular ikonet i oversigten, der tilbyder dig et link til at slette eller ændre den fulde version af formularen.

Når du sletter en formular, bliver formularen flyttet til den digitale skraldespand. Du kan se din skraldespand via linket du finder øverst i skærmbilledet, hvor du kan genskabe booking formularen. Hvis formularen er tilføjet et andet objekt, såsom en aftale, vil formularen automatisk blive flyttet til den digitale skraldespand, hvis aftalen bliver slettet. På samme måde vil formularen automatisk kunne bruges igen, hvis en aftale flyttes ud af den digitale skraldespand. Ved gentagne aftaler, kan en formular blive tilføjet vil flere objekter. I dette tilfælde vil booking formularen kun blive flyttet til den digitale skraldespand, hvis alle aftaler slettes. Efter en uge slettes alt i den digitale skraldespand automatisk.

Du kan downloade alle formularerne via “Administrer” skærmbilledet ved at klikke på den grønne nedad pegende pil, og vælg fil type. For lethedens skyld, kan en formular, der er tilknyttet processen for tilmelding, blive downloaded som en del af bruger informationerne via skærmbilledet "Eksport", som du kan finde i din højre side af dit kontrolpanel. Hvis formularen er tilføjet til en booking proces, kan formularen blive inkluderet som en del af bookingerne, som du kan se i din oversigt via fanebladet “Download”.

På skærmbilledet for "Bruger information", som du finder i højre side af dit kontrolpanel, kan du se det totale antal booking formularer, som du har oprettet, og det totale antal tilladte formularer i forhold til dit SuperSaaS medlemskab. Dette skærmbillede giver dig også mulighed for at slette formularer, som du ikke længere har brug for.

Brug af "Stå alene" formularer

En stå alene formular er identisk med en integreret formular, og kan bruges som en integreret formular, men har udvidet funktionaliteter, der gør det muligt for dig at bruge booking formularen alene. Dette kan eksempelvis bruges, når du ønsker at tilføje en kontakt formular til din hjemmeside.

Du kan udpege en booking formular til at stå alene, så snart formularen er lavet. Alternativt kan du konvertere en eksisterende integreret formular til at blive en stå alene formular (og modsat), via "Konfigurer" og dernæst fanebladet “Oversigt”, med “Konverter” knappen, som du ser nederst på siden.

En stå alene formular vil får sin engen URL (internet adresse), så du kan få direkte kontakt med formularen. Du kan modificere URL´en til at inkludere dit eget domænenavn, som er forklaret her Ændre URL. Du kan også flere ting via fanebladet “Proces”, hvor du kan skræddersy processen, og de viste beskeder vedrørende formularen kan indstilles via fanebladet "Beskeder". Disse opsætninger har ingen effekt vedr alternativet integreret formular(hvor du kan ændre din opsætning via skærmbilledet for "Konfigurer", ved den bookingkalender som formularen er blevet integreret).

Fanebladet “Proces” beskriver hvordan processen er for udfyldelse af booking formularen, set fra dine brugers side. Her vises et proces diagram, som automatisk bliver opdateret, hvis du ændrer processen. I den første del har du mulighed for at begrænse, hvem der skal have adgang til formularen, og hvornår formularen er tilgængelig. Eksempelvis kan du lukke for en booking formular, efter x-antal personer har tilmeldt sig, eller lave en datostyring. Ligeledes kan du indsætte en besked, når deadline er overskredet. Meddelelsen, du ønsker at udfylde, finder du via fanebladet "Beskeder". På denne måde får du også mulighed for at takke for tilmeldinger, når dine brugere har fuldendt deres tilmelding. Og sidst men ikke mindst, så kan du udsende en bekræftelses email.

Du kan indsætte et link til din booking formular på din hjemmeside, eller indsætte formularen i en iframe, på samme måde, som du vil kunne indsætte en kalender på din hjemmeside. Efter dine brugere har udfyldt booking formularen kan du sende dine brugere videre tilbage til din hjemmeside eller vise en "Tak" besked.

Booking formularen vil se anderledes ud for en almindelig bruger i forhold til superbruger og administrator, hvis du har lavet skjulte felter. Hvis du vil se, hvordan det hele ser ud for dine bruger, da log ud som administrator eller superbruger, og log ind som almindelig bruger. Alternativt kan du åbne et andet browser vindue, hvor du logger ind som almindelig bruger.