Guides til dig
Udskriv side

Synkronisering med andre kalendere

Venligst vær opmærksom på, at nedenstående muligheder kun er tilgængelige for abonnenter af bookingsystemet SuperSaaS. Ønsker du at prøve funktionerne, før du eventuelt vælger at købe et abonnement, da kan du prøve alle funktionerne ved at klikke på: 'Prøv gratis', som du finder via siden 'Synkronisering'.

Bookingsystemet tilbyder mange måder at synkronisere med andre kalenderprogrammer. Du kan enten linke dit bookingsystem til din Google kalender, eller du kan lade informationer fra din bookingkalender tilgå din Outlook kalender på din computer eller telefon.

Lad dit bookingsystem afhænge af ledige tider i din Google kalender
Vis dine SuperSaaS bookinger i en ekstern kalender

Afstem ledige tider mellem dit bookingsystem og din personlige kalender

Bookingsystemet kan kommunikere med din Google kalender, så du undgår dobbeltbookinger, og sikre, at du kun viser ledige tider i dit bookingsystem. Ønsker du at synkronisere din Outlook kalender med dit bookingsystem, skal du lige have en Google kalender ind imellem. Det vil sige, at du synkroniserer fra din Outlook kalender, via Google kalender til dit bookingsystem - og vice versa.

Google kalender

Når du linker en Google kalender til dit online bookingsystem, vil tidspunkter i din Google kalender, som du har reserveret til andre formål, ikke blive vist som ledige tider i dit online bookingsystem. På denne måde kan dine kunder kun booke i dit online bookingsystem, når der er ledige tider i forhold til dine åbningstider og du ikke er optaget af noget andet i din personlige Google kalender. Kun den fri/optaget information vil blive synkroniseret, så dine kunder vil i bookingsystemet ikke se personlige detaljer fra din Google kalender.

Denne form for synkronisering giver dig også mulighed for at definere komplekse åbningstider. Du kan oprette et komplekst mønster af gentagne åbningstider i din Google kalender, som styrer, hvornår du har åbent i dit online bookingsystem.

For at synkronisere, skal du gennemgå disse trin:

  1. I din Google kalender, klik på den kalender, som du vil synkronisere, og klik på rullegardinmenuen, som fremkommer.
  2. Vælg Del denne kalender
    Klik på del
  3. Vælg Gør kalender offentlig og Del kun mine ledig og optagede informationer.
  4. Klik på kalender detaljer og kopier kalender ID, som vises under Kalender adresse, som vist nedenfor. Hvis du kun har én Google kalender, vil ID formentlig være det samme som din Gmail emailadresse. Google kalender ID
  5. I dit SuperSaaS kontrolpanel, naviger til Administrer > Synkroniser, som du finder ud for en af de kalendere, som du har oprettet. Her kan du indsætte dit Google kalender ID. Hvis du stadig ønsker muligheden for at lave tider til nye bookinger, på de tidspunkter, hvor din Google kalender ellers har blokeret for bookinger på grund af, at du er optaget i din Google kalender, da klik på Tillad superbrugere og administratoren at ignorere alle tider, der er begrænset af åbningstiderne. Bookingsystemet vil tjekke, at din Google kalender nu taler sammen med dit online bookingsystem, når du klikker på Gem ændringer. Af skærmbilledet vil det fremgå øverst, om din Google kalender og bookingsystemet nu taler samme og dermed automatisk synkroniserer.

Når dette er opsat korrekt, vil bookingsystemet med bestemte intervaller tjekke din Google kalender for opdateringer. Frekvensen af synkronisering afhænger af Google og hvor meget din kalender bliver brugt. Når en kunder laver en booking, tjekker bookingsystemet, om det er mere end 15 minutter siden, at den sidste synkronisering fandt sted. Er det mere end 15 minutter siden, at sidste synkronisering fandt sted, vil bookingsystemet trække data fra din Google kalender, før en booking kan finde sted. Denne opdatering tager kun et par sekunder, og dine kunder bør ikke opleve booking problemer på den baggrund, idet dine kunder klikker på mere end én side i din bookingkalender. Opdateringer hentes helt op til 6 måneder ind i fremtiden, så du kan med fordel sikre, at dine kunder ikke kan booke længere ud i fremtiden, da der ellers kan opstå overlappende bookinger, hvilket ikke er ønskværdigt.

Hvis du ønsker at lægge en booking i din Google kalender, som du ikke ønsker skal blokere for en booking i dit online bookingsystem, kan du klikke på Ændre event detaljer i din Google kalender, og vælge Vis mig som: Ledig.

Fejlkilder

Sikre dig, at tidszonen er vist korrekt - både i din Google kalender og i dit online bookingsystem. Tidszonerne behøver ikke være ens i de to systemer, men tiderne vil blive synkroniseret i forhold til den opsætning du har lavet.

Ledige tider i Outlook vises i dit bookingsystem

For at lade mulige bookinger i dit bookingsystem afhænge af din Outlook kalender, skal du indsætte en 3. parts løsning imellem din Outlook kalender og dit online bookingsystem. Google kalender er gratis og let at opsætte. Efter opsætning har du ikke brug for at din Google kalender i det daglige. Du bruger blot din Google kalender som bro imellem dit online bookingsystem og din Outlook kalender.

Der er en del tilgængelige synkroniseringsprogrammer:

Du har kun brug for at synkronisere din Outlook og Google kalender. Dine kontakter og opgaver i Outlook skal ikke synkroniseres med din Google kalender. Via 'avanceret opsætning'kan du opsætte frekvensen for synkroniseringen til eksempelvis 5 minutter eller endnu hyppigere, hvis du ønsker det.

Efter du har opsat synkroniseringen imellem Outlook og din Google kalender, opsætter du synkroniseringen mellem din Google kalender og dit online bookingsystem, som beskrevet ovenfor. Når du har opsat synkroniseringen imellem de 3 programmer, vil dine optagede tider i Outlook blokere for bookinger på disse tidspunkter i dit bookingsystem.

Brug af iCal til synkronisering

Du kan få vist dit bookingsystem i et andet kalenderprogram, som bruger iCal feed, såsom Microsoft Outlook, Apple's iCalendar eller Google kalender. iCal link virker kun én vej; Når du ændrer noget i dit bookingsystem, vil det blive vist i dit andet kalenderprogram. Eksempelvis vil en booking i dit bookingsystem blive vist i Outlook efter synkronisering. Bookinger fra dit bookingsystem kan dog ikke ændres i Outlook. Du kan også bruge dit webcal link for at vise bookinger i din mobile kalender, men i det tilfælde kan det anbefales at bruge den mobile version af bookingsystemet: (m.supersaas.dk), da du så også kan ændre i bookingerne.

For at lave en "webcal" opsætning, da klik på Administrer > Synkroniser. Her vil du finde din webcal adresse, som du skal indsætte i din personlige kalender. Hvis du bruger Google kalender, skal du gå ind på oversigten for din kalender, og klikke på rullegardinmenuen via pilen ved siden af Andre kalendere. Nu kan du vælge Tilføj URL og dernæst tilføje bookingsystemets webcal link.

Vælg tilføj URL Indsæt adresse
Venligst vær opmærksom på at frekvensen som Google opdatere med ikke kan styres af SuperSaaS, så det kan godt tage adskillige timer før Google har opdateret din kalender. Opdateringer til Microsoft Outlook burde kun tage omkring 15 minutter, hvis du bruger standardopsætningen.

Når du har et abonnement til dit bookingsystem, så kan data holdes separat fra dine andre kalendere; I en Google kalender findes opsætningen via andre kalendere. Bookingsystemet to din Google kalender er ikke smeltet helt sammen, så sletter du dit iCal link, vil iCal ikke længere have betydning for din Google kalender eller dit online bookingsystem.

Hvis du vælger at smelte dine bookinger fra dit bookingsystem sammen med dit kalenderprogram, ved at du downloader dine bookinger i bookingsystemet; via Administrer > Download og dernæst uploader bookingerne til dit kalenderprogram. I det tilfælde vil ændringer ikke længere blive synkroniseret. En mellemting er dog at bookingsystemet automatisk sender bookingbekræftelser med et lille iCal link, hver gang der er lavet en online booking. På den måde vil du via et klik på ikonet for iCal i bookingbekræftelsen, indsætte bookingerne i din personlige kalender. Du kan indsætte muligheden for iCal funktionalitet ved at indsætte dette magiske ord $ical i forbindelse med dine bookingbekræftelser.

Frekvensen på opdatering af data afhænger af det kalenderprogram, som du bruger. Det vil sige at frekvensen ikke afhænger af SuperSaaS. iCal protokollen er ret ineffektiv, da det kræver transport af alle data fra en kalender til en anden kalender, for at der sker en opdatering. Derfor har de fleste kalendersystemer begrænset frekvensen i iCal opdateringer. iCal protokollen tillader også kun begrænset antal datafelter, som der kan sendes imellem forskellige kalenderprogrammer. Derfor kan skræddersyede tekstfelter i dit bookingsystem ikke overføres til andre kalenderprogrammer.

Hvis du er programmør, kan du undgå disse begrænsninger ved at bruge vores API. Dette er mere effektivt og du får herved alle relevante data felter overført til dit kalenderprogram, men det kræver du har en del teknisk flair og indsigt, for at indbygge et sådan interface.

Et iCal interface giver ikke mulighed autorisationsbestemmelser. Så, hvis du er bekymret for, om dine kunder kan finde dit webcal link, og bruge dette link uden din viden herom, kan du blokere dette link. Via Konfigurer > Adgang næsten nederst på skærmbilledet, kan du vælge Blokere adgang med kalender program såsom Outlook og Google kalender. Efter du har valgt denne mulighed, vil iCal være blokeret.