Der er en nyere version tilgængelig af denne online guide
Fitness

Holdbooking system - online booking system til fitness og hold

Denne gennemgang viser, hvordan du laver et online bookingsystem, hvor et fitness motionscenter bliver brugt som eksempel. Du kan se resultatet her demo fitness bookingsystem. Det er umiddelbart let at overføre nedenstående informationer over til dit behov. Eksempelvis kan denne gennemgang også bruges til andre formål såsom et online bookingsystem til studerende, der skal tilmelde sig undervisning, eller måske vil du bruge det online holdbooking system til en konference.

Hvordan bruges SuperSaaS

Den letteste måde at lave en SuperSaaS kalender er ved, at lave en kalender samt teste og lave tilretninger indtil, at du er tilfreds:

  1. Opret en basis kalender ved hjælp af SuperSaaS guiden
  2. Prøv at se, om det virker som forventet
  3. Med mindre du er tilfreds, lav ændringer i konfigurationen og gå tilbage til trin 2
  4. Når du er tilfreds med din online reservation kalender, kan du indsætte din kalender på din hjemmeside

Instruktionen vil følge dette mønster med enkelte undtagelser for at tillade logisk gruppering efter emne. Ved at klikke på "næste" i bunden af siden, vil du få en logisk gennemgang, men du kan let springe til det emne, som du vil fokuserer på via gennemgang oversigt.

Information før du starter med at oprette en SuperSaaS konto, hvis du ikke allerede har en konto. Det er gratis, og det eneste du skal gøre er at bruge en gyldig e-mail adresse. Log in på din SuperSaaS konto og start via kontrolpanelet. Hvis du allerede har lavet en anden SuperSaaS reservation kalender, vil du kunne se det i dit kontrolpanel. Alternativt vil kontrolpanelet ikke vise nogle kalendere.

Opsæt en basis kalender via SuperSaaS guiden

Klik "Ny plan" i menuen til højre for at starte opsætningen af en kalender. Guiden vil stille dig nogle relevante spørgsmål, for at du får det bedste resultat. Det første skærmbillede du møder via SuperSaaS guiden, er et valg mellem en ‘kapacitet plan’ eller en ‘ressource plan’. Dit valg er meget vigtigt, fordi i modsætning til alle andre muligheder, så kan du kun ændre dette valg ved at starte med en ny plan helt fra begyndelsen.

I dette eksempel tager vi udgangspunkt i et ‘kapacitet’ booking, da mere end én person skal have mulighed for at tilmelde sig et fitness hold. Hvis den ydelse, som du ønsker at tilbyde, kun må reserveres af 1 person, såsom en tid hos en massør, så er ‘ressource kalender’ et bedre valg for dig. I nogle situationer kan du bruge begge kalender muligheder. For eksempel hvis du ønsker at udleje 2 både, kan du lave en kapacitet kalender med kapacitet for op til 10 personer, eller du kan lave en ressource kalender med 2 ressourcer, nemlig 'båd 1' og 'båd 2'. Prøv at oprette begge typer online kalender for at se, hvad der passer bedst til dit behov.

Du kan forlade ‘vis avanceret guide’ til enhver tid (den næste sektion vil vise dig, hvordan du kan lave ændringer i dit online bookingsystem) og klikke ‘næste’ for at gå til trin 2, hvor du kan give dit online bookingsystem et navn. Dette navn, sammen med dit SuperSaaS kontonavn, danner internet adressen, som dine brugere ser i deres browser, når de logger sig ind på dit online bookingsystem. Hvis du vælger blot at kalde din online kalender “kalender” hjælper det ikke dine brugere meget. Vælg derimod et beskrivende navn for din online booking kalender. I dette eksempel bruger vi “Fitness hold” og klik ‘næste’.

På trin 3 fastsætter vi, hvor mange deltagere, der maksimum kan være på et hold. Det er klart, at et fitness hold består af mere end 1 person, men antal deltagere til et fitness hold kan godt variere, så vi vælger ‘Ikke sikkert’. Vi kunne også vælge ‘Mange’, da værdierne for fitness holdene senere kan ændres pr hold. Som eksempel har vi indsat 2 timer, og vi har valgt, at vi ønsker at bruge venteliste funktionen.

Når du klikker “Færdig” knappen, er din online booking kalender klar til brug. Din online booking kalender ligger nu online på internettet. Du har nu et online bookingsystem og er klar til at modtage online bookinger! Så lad os prøve om alt virker.

Test din plan

Prøv alle basis funktionaliteterne

For at bruge din applikation klik på den blå "bruge" knap, som du finder til højre for hver af dine oprettede online reservation kalendere. Det er kun synligt, når du er logget ind som administrator. Du kan også finde "bruge" knappen ved at gå ind i dit kontrolpanel. Du kan altid gå til kontrolpanelet ved at klikke på det link, som du finder i toppen af det højre hjørne af dit skærmbillede. Selvfølgelig kan du også skrive din internet adresse ned for din bookingkalender, og indtaste din URL internet adresse eller endnu bedre, gemme din online adresse under foretrukne i din internet browser.

Tom kalender Når du bruger din applikation den første gang, vil du se en tom kalender. Meget af det, som du ser i din kalender kan ændres via konfigurationen. For eksempel kan du både vise en dag og en hel måned på samme tid, eller gøre din kalender inaktiv. Det kommer vi dog til senere. Først gennemgår vi basis funktionerne.

Lad os starte med at oprette et fitness hold til en time, hvor deltagerne kan tilmelde sig online. Klik på den plads i dit online bookingsystem, hvor du vil tilbyde et fitness hold, og et ‘Ny tid’ dialogvindue bliver vist på din skærm. Hvis dialogvinduet bliver vist på et for dig forstyrrende sted, kan du i vinduets titelfelt, med din mus, blot trække vinduet til side, som du normalt gør, når du arbejder ved din computer. Ny tid I stedet for at navigere til den korrekte dato, kan du blot ændre datoen i ‘Hvornår’ feltet. Indsæt en beskrivende ‘titel’ og ‘beskrivelse’ med mindre det er klart for dine brugere, hvad dine brugere er i gang med at booke. Hvis du tilføjer nogle felter, vil dit dialogvindue se lidt anderledes ud end i dette eksempel. For at ændre farve, klik i feltet i nederste højre hjørne af vinduet. Vi har indsat en maksimum kapacitet på 3 personer for let kan vise venteliste funktionen. Klik på ‘Opret tid’ knappen og se, om tiden nu kan ses i din online uge kalender.

Hvis du nu klikker på det fitness hold, som du har oprettet, vil der ikke være nogen deltagere på dit fitness hold. Forneden er der 3 links ‘Ny reservation’, ‘Ændre tid’ og ‘Luk’. Det ‘Ny reservation’ link er godt, hvis du manuelt vil tilføje deltagere til dit fitness hold. Dette er en mulighed hvis du eksempelvis har modtaget en tilmelding pr telefon, og du ønsker at have en fuldt opdateret online booking kalender på din hjemmeside. Venligst vær opmærksom på, at dine brugere vil se nogle andre valgmuligheder, men det kommer vi tilbage til.

Lad og os lave en booking i dit online bookingsystem ved at klikke på ‘Ny Reservation’. Vi har sat bookingsystemet til kun at spørge om navn på deltagerne, men det kan ændres, se blot her ændre proces, og vi klikker ‘Opret reservation’. Klik på dit fitness hold, og du kan du se, at noget har ændret sig. Første booking Dit fitness hold viser dig, at der er lavet en online booking, og den farvede boks viser ‘1/3’, hvilket betyder, at 1 plads ud af 3 pladser, er booket. Du ser nu også et mærke, der viser, at det er dig, som administrator af dit online bookingsystem, der har lavet reservationen.

Med ‘Ændre’ link kan du lave ændringer for dit fitness hold. Hvis du laver ændringer for dit fitness hold, såsom starttidspunkt, vil alle bookinger til dit fitness hold automatisk blive flyttet til den nye fitness tid. Du vil senere se, hvordan du giver de allerede tilmeldte fitness deltagere besked. Sidst men ikke mindst, når du bruger ‘Luk’ knappen, lukker dialogvinduet. Funktionen er identisk med, når du klikker på den røde og hvide lukke knap i vinduets titelfelt.

Ændring af konfiguration

Du har nu et basis online bookingsystem. Men guiden for dit booking software havde fastsat en del antagelser for dit online bookingsystem. Derfor vil du sikkert gerne lave nogle ændringer i konfigurationen, så din online booking kalender passer bedre til dit behov. Klik på ‘Konfigurer’ knappen for at gå til konfiguration oversigten for at se en oversigt på alle de ting, som du kan ændre i dit online bookingsystem. Denne side giver dig også tilladelse til at blokere din online booking kalender eller slette hele booking kalenderen. Her uddybes det første faneblad, 'Ressourcer'. De andre faneblade har hver deres gennemgang.

Ressource faneblad

Ressource faneblad for en 'kapacitet' kalender

Fanebladet for en ressource indeholder opsætning af den ydelse, som du gerne vil tilbyde dine brugere. Venligst vær opmærksom på, at fanebladet for ressource vil se anderledes ud, hvis du laver en ‘ressource kalender’ i stedet for en ‘kapacitet’ booking kalender. Den første mulighed er at vælge et godt navn til din online booking kalender. Navnene du vælger vil blive brugt i resten af dit online bookingsystem, herunder fejlmeddelelser, e-mail bekræftelser og hjælpe sider. Da vi opretter et bookingsystem for et fitness hold, vælger vi teksten ‘hold’. Vi kan også ændre ordet ‘bruger’, til eksempelvis ‘student’, men denne mulighed er på en anden side, da dette ikke afhænger af denne ressource, så vi vil komme tilbage til det senere. Hvis du ændre navnene, skal du huske at indsætte ental- og flertalsform. Brug "ental, og flertal".

Længere ned på ressource siden kan du specificere detaljer vedrørende kapaciteten. I det første felt kan du indsætte kapaciteten, eksempelvis "Hvor mange deltagere kan tilmelde sig online dit fitness hold?” Hvis svarerne er forskellige fra hold til hold, er det ikke noget problem. Du kan senere ændre antal deltagere for det enkelte fitness hold, når du opretter fitness holdene. Ved at indsætte værdien nul, vil du ikke have begrænsninger på antal deltagere på dit fitness hold. Det næste felt bestemmer hvor mange fremtidige fitness hold dine brugere kan tilmelde sig til dit booking via dit booking software. Hvis du ændrer denne værdi til alt andet end 1, vil det ændre bruger interface til at inkludere et antal felter, når der laves en online booking. For dette fitness hold, lader vi antallet forblive til at være 1, men hvis du bruger bookingkalenderen til at sælge billetter til en kamp eller forestilling, vil det være en god idé at tillade dine brugere at købe mange billetter.

Dernæst kan du definere, hvor mange bookinger dine brugere kan lave i alt på dine fitness hold. Du kan også specificere om dette antal inkluderer historiske bookinger eller kun fremtidige bookinger. Når maksimum er nået, kan dine brugere kun ændre i egne bookinger eller slette bookinger. Til sidst skal du tage stilling til, om dine brugere må lave mere end 1 booking pr fitness hold. Venligst være opmærksom på, at dit online bookingsystem kun vurderer om det er ‘samme person’ ud fra din brugers login navn. Så hvis du tillader dine brugere at oprette deres eget login navn (eller hvis du tillader anonyme bookinger) så kan dit online bookingsystem ikke forhindre dine brugere i at lave en booking nummer 2, ved brug af 2 forskellige login navne.

Den næste sektion, ‘overbooking’, bestemmer, hvad der skal ske, når et fitness hold er fyldt op. Valgmulighederne er: nægt nye reservationer; kun at tillade dig at overskride maksimum antal deltagere; sæt ingen grænse; eller tillade at dine brugere kan skrive sig på en venteliste. Venteliste funktionen er ret sofistikeret. Der laves automatisk en venteliste for hvert fitness hold, og husker rækkefølgen på booking af deltagerne på ventelisten. Hvis du sætter kryds i feltet for automatisk deltagelse, vil dine deltagere automatisk få plads på din fitness hold, når der bliver en ledig plads. Det kan blive mere kompliceret, hvis du tillader flere bookinger pr person. Hvis en person reserverer flere fitness hold, end der er ledige, vil personen komme til at stå på venteliste indtil, der er en ledig plads. Og hvis en person annullerer, vil den automatiske flytning fra venteliste til dit fitness hold kun ske, hvis der er nok plads til samtidig at give plads til den person, som står først på ventelisten. Som administrator kan du til enhver tid flytte personer fra ventelisten ind på dit fitness hold, selv om det er lig med, at du overskrider maksimum for dit fitness hold. Vi vil senere vise dig, hvordan du kan gøre det. En anden ting du skal være opmærksom på er, at den automatiske placering vil adlyde tidsgrænserne du har indsat i fanebladet 'proces', som bliver beskrevet senere i denne gennemgang. Så hvis du har indsat en grænse for tilmelding til 1 dag før dit fitness hold, så vil en automatisk opfyldning ikke kunne ske på dagen, hvor du tilbyder fitness undervisning i dit bookingsystem.

Feltet ‘lokation’ giver dig mulighed for at tilføje et ekstra felt for at specificere lokation (mødested). Dette kan eksempelvis blive brugt til at specificere et klasseværelse, hvis der er mange klasseværelser. Brugerinterface ser også i dette tilfælde lidt anderledes ud, da der skal være plads til den ekstra booking information. Hvis du offentliggør din online booking kalender, vil denne information blive sendt videre til en passende felt for lokation i Outlook og Google kalender.

‘Pris’ feltet bliver gennemgået her gennemgang af priser. ‘Tid’ feltet giver dig mulighed for at fastsætte længde på for dit fitness hold, og du kan ændre brugerinterface for tiden, der bliver vist. Det kan være en god idé at afrunde alle tider til hele dage, hvis du bruger SuperSaaS (Super Software As A Service) til ydelser, som tager flere dage, såsom sommerhusudlejning. 'Ledige tider' kan ændres i et andet vindue. Farverne skrifter ganske enkelt. Det begrænser dig ikke i at tilføje et fitness hold om søndagen. Eksempelvis hvis du ellers har lukket om søndagen.


Næste kapitel: Adgangskontrol til din online kalender