Der er en nyere version tilgængelig af denne online guide

Kalender - synkroniser din kalender med et online booking system

Venligst vær opmærksom på at nedenstående muligheder på denne side ikke er tilgængelige for gratis SuperSaaS konti. Du kan dog let få adgang til dette via dette link: Priser, eller via dit kontrolpanel, hvor du højre side vælger "Status for tilmelding".

SuperSaaS tilbyder flere forskellige muligheder for at synkronisere med andre programmer:

  1. Du kan bruge fri/optaget funktionen i en Google kalender til at blokere ikke ledige tider i SuperSaaS
  2. Du kan få din SuperSaaS kalender synlig i et kalender program såsom Outlook eller Google kalender
  3. Hvis du har brug for mere avanceret muligheder for kalender synkronisering, og du er en programmør, så er der et API (Applikation Programmering Interface) tilgængeligt. Se blot her: API dokumentation for yderlig information.

1. Vis ledige tider via Google kalender

Når du sammenkobler en Google kalender til en SuperSaaS kalender, vil dine aktiviteter i din Google kalender blive vist som ikke tilgængelige tider i din SuperSaaS kalender. Det er eksempelvis godt, når du gerne vil skelne mellem private aktiviteter og ledige tider for dine kunder. Du kan fastsætte generelle åbningstider i din online kalender, så dine kunder er begrænset til at lave en online reservation i de tider, som både er indenfor åbningstiden og tiderne som er ledige. Venligst vær opmærksom på, at det kun er de informationer om booking eller ej, som bliver synkroniseret, så dine kunder vil ikke se nogen af dine private informationer eller reservationer til anden side. Du kan også bruge denne funktion, hvis du har komplekse åbningstider, der let kan defineres via de fleksible muligheder i Google kalender, som du let kan overføre til dit SuperSaaS kalender program.

Følg blot følgende trin for at lave opsætningen for synkronisering:

Kalender ID i Google kalender
  1. Du skal sikre dig, at dine fri/optaget informationer i din Google kalender er offentlig tilgængelige. I Google kalender finder du opsætningen "Del denne kalender" og vælg "Gør denne kalender offentlig" og vælg "Del kun min fri/optaget information". Hvis du bruger en anden kalender end Google, skal du få din Google kalender til at synkronisere med denne kalender, før du synkroniserer med dit SuperSaaS kalender program. I dette tilfælde er det måske nødvendigt at tilføje eller fjerne en kalender for at ændre i muligheden for at dele informationer.
  2. Du skal sikre dig, at tidszonen er fastsat korrekt, både i din Google kalender og dit SuperSaaS kalender program. Tidszonerne behøver ikke være de samme i begge kalendere, men tiderne vil blive overført forholdsmæssigt, så hvis tidszonerne er forskellige, bør du sikre dig, at tidsoverførslerne sker som ønsket.
  3. Find kalender ID for den kalender, som du ønsker at synkronisere. I Google kalender klikker du "Kalender opsætning" på rullemenuen ved siden af kalender navnet, for at gå ind på "Kalender detaljer". Dette ID er nævnt langt nede på siden i sektionen "Kalender adresse" (se billede). Hvis dette er din primære kalender, så er det normalt identisk med din Google bruger ID, men hvis du bruger en sekundær kalender, er det en lang adresse som kan se lidt kryptisk ud, som eksempelvis: "teuappgh9sdojl@group.calendar.google.com".
  4. På SuperSaaS hjemmesiden, vælger du en kalender som du har oprettet og klikker på "Administrer" knappen og dernæst vælger du fanebladet "Synkroniser", hvor du indsætter dit kalender ID i den anviste boks. Hvis du stadig ønsker at have mulighed for at lave dine egne reservationer, skal du sætte vælge at aktivere boksen "Tillad administratoren at ignorere tidsbegrænsninger" og klik "gem ændringer".

Når du har lavet denne opsætning, vil dit SuperSaaS kalender program regelmæssigt tjekke din Google kalender for opdateringer. Hvor ofte din Google kalender bliver synkroniseret med dit SuperSaaS kalender program afhænger af, hvor ofte din kalender bliver brugt. Når en person bruger din kalender, vil SuperSaaS automatisk tjekke om informationen er mere end 15 minutter gammel i forhold til dit SuperSaaS kalender program. Hvis det er tilfældet bliver din SuperSaaS kalender opdateret. Denne opdateringsproces kan tage et par sekunder, så det kan være at du lige skal vælge at klikke på "opdater", for at se den opdaterede information. Dette skulle ikke være noget problem for dine brugere, da de altid bruger mere end én side for at lave en reservation. Men hvis du tjekker din kalender, og allerede har et "åbent vindue", er du formentlig nødt til at navigere rundt på nogle forskellige sider for at se de opdaterede informationer. Du kan hente op til 6 måneder ind i dit SuperSaaS kalender program, så det er en god idé at sikre, at dine brugere ikke kan reservere mere end 6 måneder frem.

Denne funktion kan pt. ikke bruges med Outlook. Til gengæld virker funktionen fint både med Google kalender og Google Apps. Løsningen er dog, at du først sender dine Outlook eller Lotus Notes data til din Google kalender, og dernæst bruger ovenstående proces for opsætning af dit bookingkalender program.

2. Overfør din SuperSaaS kalender til et andet kalender program

Du kan overføre din SuperSaaS kalender til andre kalender programmer, der kan bruge standarden "iCal feed (RFC 2445)", såsom Microsoft Outlook, Apple's iCal eller Google kalender. Det er envejs kommunikation: Hvis du ændrer noget i din SuperSaaS kalender, vil det efter synkronisering blive vist i din anden kalender, eksempelvis Outlook. En reservation kan dog ikke blive ændret i Outlook. Du kan også bruge "webcal link" til at vise dine reservationer i PDA eller iPhone kalender. Typisk er den mobile version af SuperSaaS et bedre valg, da der tilbydes flere muligheder.

For at lave en tilmelding, skal du finde dit "webcal link" til din kalender. Vælg "Administrer" ud fra din kalender i dit online kontrolpanel to klik på fanebladet "Synkroniser", hvorefter du følger informationerne på denne side. Derefter kan du bruge dette link i dit kalender program. Processen afhænger af det kalender program, som du bruger. Læs derfor venligst dokumentationen på din kalender applikation for yderligere detaljer.

Data fra dit SuperSaaS kalender program holdes separat fra dine andre reservationer i din kalender. Derfor kan du til enhver tid let slette dine online reservationer uden at det påvirker dine andre reservationer. Hvis du til gengæld gerne vil fusionere reservationerne fra din SuperSaaS kalender med dit kalender program, kan du downloade reservationerne fra fanebladet "Download", som du finder via "Administrer" der står ud for din oprettede SuperSaaS kalender. Dernæst upload reservationerne ind i dit kalender program. I dette tilfælde vil du ikke længere automatisk kunne opdatere dine reservationer.

Frekvensen for data opdateringer afhænger af dit program (ikke af SuperSaaS). Standard protokollen er meget ineffektivt, der kræver overførsel af alle data i din kalender ved enhver opdatering. Derfor er tendensen, at kalender programmer ikke opdaterer særlig ofte. iCal protokollen tillader også kun et begrænset antal data felter at blive opdateret. Derfor vil ingen af dine i SuperSaaS brugerdefinerede felter blive opdateret. Hvis du er programmør kan du undgå disse begrænsninger ved at bruge: API. Dette er mere effektivt og muliggør relevante data felter, men det kræver tekniske færdigheder for at opbygge et interface.

iCal interface muliggør ikke sådanne ønsker. Hvis du er bekymret for at din kalender bliver misbrugt af ikke ønskede brugere, kan du blot blokere dit webcal link. Via fanebladet "Adgang", nederst på siden, kan du vælge "Bloker adgang med kalender programmer".


Gennemgang oversigt