Der er en nyere version tilgængelig af denne online guide

Booking software - Tilpas processen i dit online booking software

Diagram for booking proces

Det første du ser på processiden er et procesdiagram, der i detaljer viser, hvad dine brugere skal gøre, for at lave en booking i din online kalender. Det inkluderer ikke processen at lave et login navn. Login processen er vist på ‘Adgangskontrol’ siden, hvor du får alle detaljer, se blot her: adgangskontrol. Diagrammet bliver opdateret dynamisk, da du kan lave ændringer for processen senere i forløbet. For eksempel, hvis du vælger ‘send en bekræftelse’ vil dette trin blive tilføjet i dit procesdiagram.

Under procesdiagrammet kan du angive hvilke informationer, som der skal spørges om ved hver online booking. Venligst vær opmærksom på, at hvis du kræver dine brugere at logge ind med e-mail adresse, så vil dit online booking software ikke spørge om dine brugers e-mail adresse igen, da det online booking system allerede kender e-mail adressen.

Du kan bede om de samme informationer fra dine brugere mere end én gang, ved at skabe en standard værdi, der kan bruges mere end én gang. For eksempel, hvis du spørger om en adresse, når dine brugere laver et login navn, og du spørger om det samme, når der laves en online booking, vil den første værdi (eksempelvis 'adressen') blive vist som forud indsat værdi, så dine brugere ikke skal indtaste værdien ('adressen') igen.

Tilpas bruger interface

De fleste felter er tekstfelter, undtagen 'adresse' feltet, der er et fritekst felt, og 'land' er en rullegardinmenu. Du kan tilføje 2 brugerdefinerede tekstfelter, når du laver et login navn på ‘Adgangskontrol’ siden plus de 2 ekstra under 'Proces', så det giver dig mulighed for at lave i alt 4 brugerdefinerede felter. 2 af disse felter kan blive gjort større eller lavet om til en rullegardinmenu ved at klikke på følgende link ‘Tilpas’. Hvis du vil tilbyde dine brugere at vælge mellem forskellige produkter eller services, kan en rullegardinmenu være en et rigtig godt redskab for dine brugere. Du kan også lave en produktidentifikator, som bliver gemt med hvert valg, der gør det let at få dit online booking software til at blive integreret med din hjemmeside, hvis du eksempelvis downloader din online kalender til som Excel fil til din hjemmeside administration.

Hvis du har brug for flere tekst felter, kan du lave en 'skræddersyet formular', som har uendelig mange felter, som kan inkludere kommentarer såsom brugerinstruktioner. Via dit SuperSaaS (Super Software As A Service) kontrolpanel kan du finde et link til en "Ny formular" i menuen til højre. Her har du mulighed for at designe din egen online formular med felter af enhver slags, inklusiv "afkrydsningsfelter" og "valg knapper". Efter du laver en titel på din formular og gemmer formularen, vil fanebladet "Proces" indeholde en mulighed for at forbinde formularen med din online kalender, så alle dine brugere, eller brugere der laver en online booking, kan udfylde formularen. Et eksempel på at bruge formularen er at vise "Betalingsbetingelser" for dine brugere, før brugerne laver en booking i din online kalender.

Hvis du lavede et ‘superbruger felt' på 'Adgangskontrol' siden, kan du nu se en mulighed for at vise eller skjule dette felt for dine brugere. Et superbrugerfelt er blandt andet godt til at gemme information, som dine brugere ikke må ændre, eksempelvis medlemsnummer. Du kan også bruge feltet til at give rabat til en individuel kunde. Hvis du indsætter teksten -10% i dit superbrugerfelt, vil rabatten automatisk blive fratrukket på enhver PayPal betaling lavet af denne kunde, gennem SuperSaaS hjemmesiden.

Den næste mulighed gør, at du kan tillade dine brugere at lave gentagne reservationer. Hvis du vælger denne mulighed, vil du se en "Gentag" funktion i dialogboksen for en ny booking. Denne mulighed er lidt anderledes for en "Ressource" henholdsvis en "Kapacitet" kalender. I en "Ressource" kalender vil din bruger blive tilbudt at gentage brugerens booking enten daglig/ugentlig/hver måned osv. indtil en give dato. I en "Kapacitet" kalender vil denne mulighed kun være synlig, hvis du først laver et interval for booking gentagelse. Brugeren kan herefter vælge fra en liste hvilke muligheder, som brugeren ønsker at booke i din online kalender. Ved en 'Gentag' booking vil dialogboksen se anderledes ud, når der skal ændres i en online booking. Boksen vil nu indeholde en ny mulighed, som tilbyder at ændre en enkel booking eller ændre alle fremtidige bookinger.

Du kan ændre booking processen yderligere ved at vælge "Forlang godkendelse…" eller "Færdiggør betaling…" i den næste sektion. Når du vælger "Forlang godkendelse" vil bookinger kun være forhåndsreservationer. Administratoren eller en superbruger er derefter nødt til at bekræfte reservationen før reservationen er gennemført, og dine brugere vil modtage en booking bekræftelse. Du kan også vælge at lade dit online booking software sende en bekræftelse til administratoren hver gang, der bliver forespurgt på en booking tid.

Der er et afkrydsningsfelt, der giver dig mulighed for at vælge automatisk godkendelse af booking i din online kalender, der laves af enten en superbruger eller administratoren. Derud over, hvis en bruger har "ubegrænset kredit", vil denne bruger automatisk få godkendt sine bookinger. Dette er særdeles brugbart, hvis du ønsker at give udvalgte brugere, som du har tillid til, ret til at lave bookinger uden manuel godkendelse. For at give en bruger ubegrænset kredit, skal du først tilslutte kreditsystemet via "Betaling opsætning' siden, som du ser i højre side af dit kontrolpanel. Dernæst kan du forære denne bruger ubegrænset kredit via 'bruger administration' siden, som du også finder i højre side af dit kontrolpanel. Der er mange flere muligheder i betalingssystemet, hvilket du kan se i følgende gennemgang om Betaling opsætning.

Som standard vil din bruger blive på samme side, efter din bruger har lavet en booking i din online kalender. Din brugers booking vil blive fremhævet i din online kalender med en meddelelse om, at brugerens booking er gennemført. Du kan ændre denne proces ved at indsætte din egen URL internet adresse, hvortil din bruger bliver omdirigeret til, efter brugerens booking. Til sporing af gennemførte bookinger kan du bruge de magiske ord $name, $id, $price, $slot_id, $email eller $full_name i den URL, som respektivt vil blive brugt ved: login navn, ID, pris, e-mail og fuldt navn, i din online kalender. Hvis du laver din egen URL, kan det kraftigt anbefales, at siden, hvortil du sender dine brugere, klart viser, at bookingen er gennemført. At sende dine brugere videre til din hjemmeside uden en bekræftelse, vil kunne skabe forvirring for dine brugere. Hvis du bruger PayPal betaling via SuperSaaS, er det heller ikke muligt at gennemføre en betaling uden, at du giver dine brugere en bekræftelse. Hvis en kunde klikker på 'log ud' på SuperSaaS hjemmesiden, vil din bruger blive sendt til den URL, som du har specificeret på "Layout opsætning" siden. Det kan være en anden URL, og brug af din hjemmeside vil her være et naturligt valg.

De næste muligheder for tilpasning af dit online booking software vedrører e-mail beskeder. Venligst vær opmærksom på, at de fleste beskeder ikke bliver sendt, når du logger ind som administrator, da din indbakke ellers hurtigt ville blive fyldt, mens du konfigurer dit online booking software. Så for at tjekke om de rigtige beskeder bliver sendt, skal du logge ind som almindelig bruger i din online kalender, såsom forklaret i test din online kalender.

Du kan lade en ændring i din online kalender generere adskillige forskellige beskeder:

Beskederne til dine brugere kan brugerdefineres på følgende side 'Ændre layout'. Ud over de beskeder, som du kan få dit booking software til at sende pr automatik, kan du sende en besked til nye brugere af din online kalender, når brugerne tilmelder sig, med mulighed for at inkludere et link til at bekræfte, at dine brugers e-mail adresser er korrekte. Denne besked kan du lave via 'Adgangskontrol' siden, som du ser i din højre side af dit kontrolpanel.

At lave en booking på vegne af en anden person

Når en booking er lavet i din online kalender, vil dit online booking software automatisk gemme reservationen med bruger login navnet som reference. På denne måde kan dine brugere se en oversigt på alle bookingerne i 'agenda' oversigten, og brugers bookinger kan være visuelt forskellige i kalenderoversigten. Hvis du modtager en booking på en anden måde, eksempelvis telefon, kan du manuelt tilføje bookingen i din online kalender. Men hvis du er logget ind som administrator vil bookingen blive vist som en booking, der tilhører administratoren. I det tilfælde, er det måske en god idé for dig, at handle på vegne af den bruger, som du ønsker at lave en online booking for. For at handle (agere) på vegne af en anden bruger, går du via 'Bruger administration' siden, som du finder i højre side af dit kontrolpanel. Klik dernæst på den blå pil, der er placeret efter den bruger, som du ønsker at lave en handling for, eksempelvis en online booking. Hvis du nu laver en booking, vil bookingen blive vist som en booking lavet af den bruger, som du har lavet bookingen for med en efterfølgende skråstreg, hvor det kan ses, at du har lavet bookingen på vegne af en bruger. Dette vil sikre, at den online booking bliver registreret på din brugers konto, og samtidig giver det dig mulighed for automatisk at sende en bekræftelse og en påmindelse pr e-mail til denne bruger. For at stoppe med at handle på vegne af en af dine brugere, klik da på brugerens navn i øverste højre hjørne på dit skærmbillede.

Hvis du laver de fleste bookinger på vegne af dine brugere, og det ikke har nogen betydning for dig, at bookingerne vil blive listet på din oversigt, er der en hurtigere måde at arbejde på, end den måde som lige er beskrevet. Den hurtigere metode vil kun tillade dig at ændre e-mail adressen for den udgående bekræftelse e-mail. For at det kan lade sig gøre, skal du gå ind på 'Adgangskontrol' siden og fravælge boksen 'Brug e-mail adressen som login navn'. Hvis du nu returnerer til konfiguration proces siden vil du se, at adgang med 'E-mail adresse' nu er tilføjet, som du kan aktivere. Når du nu som superbruger eller administrator vælger at lave en booking i din online kalender, vil e-mail adresse adgangen blive brugt til at sende bekræftelser og e-mail påmindelser. Hvis en almindelig bruger laver en booking og ikke udfylder e-mail feltet i dit booking software, vil dit SuperSaaS online booking system bruge login navnet i stedet for.

I den sidste sektion kan du specificere hvor lang tid i forvejen dine brugere kan tilføje eller ændre en booking i dit bookingsystem. Som administrator kan du stadig lave bookinger uden for disse tider, så for at sikre dig, at alt virker korrekt i din online kalender, skal du prøve at logge ind som almindelig bruger.


Næste kapitel: Ændre layout