Der er en nyere version tilgængelig af denne online guide
Golfspiller

Online booking system til turnering og registrering af tilmeldinger

Denne gennemgang viser, hvordan du laver et booking system til registrering af tilmeldinger til et arrangement, en turnering i sport regi eller lignende. Som eksempel er brugt tilmelding til en golfklub turnering. Dit online booking software sørger for, at du let kan lave et skema til tilmelding, og du har mulighed for at tilføje flere funktioner såsom automatisk venteliste, eller du kan modtage betaling, når der sker en tilmelding. Her kan du se slutresultatet demo arrangement tilmelding. Du kan let overføre denne vejledning til at passe til dit specifikke behov. For eksempel, kan dette booking system let bruges til en fest eller et andet arrangement.

I dette eksempel laver vi et booking system for tilmelding til et enkelt arrangement, nemlig en golfturnering. Hvis du har mere end ét arrangement, og ønsker at dine brugere skal vælge arrangement via din online kalender, eller der skal være mulighed for at tilmelde sig forskellige arrangementer på den samme dag, er det en god idé at klikke på dette link for mere information gennemgang 'kapacitet' kalender.

Hvordan bruges SuperSaaS

Den letteste måde at lave en SuperSaaS kalender er ved, at lave en kalender samt teste og lave tilretninger indtil, at du er tilfreds:

  1. Opret en basis kalender ved hjælp af SuperSaaS guiden
  2. Prøv at se, om det virker som forventet
  3. Med mindre du er tilfreds, lav ændringer i konfigurationen og gå tilbage til trin 2
  4. Når du er tilfreds med din online reservation kalender, kan du indsætte din kalender på din hjemmeside

Instruktionen vil følge dette mønster med enkelte undtagelser for at tillade logisk gruppering efter emne. Ved at klikke på "næste" i bunden af siden, vil du få en logisk gennemgang, men du kan let springe til det emne, som du vil fokuserer på via gennemgang oversigt.

Information før du starter med at oprette en SuperSaaS konto, hvis du ikke allerede har en konto. Det er gratis, og det eneste du skal gøre er at bruge en gyldig e-mail adresse. Log in på din SuperSaaS konto og start via kontrolpanelet. Hvis du allerede har lavet en anden SuperSaaS reservation kalender, vil du kunne se det i dit kontrolpanel. Alternativt vil kontrolpanelet ikke vise nogle kalendere.

Opsæt en basis kalender via SuperSaaS guiden

Klik "Ny plan" i menuen til højre for at starte opsætningen af en kalender. Guiden vil stille dig nogle relevante spørgsmål, for at du får det bedste resultat. Det første skærmbillede du møder via SuperSaaS guiden, er et valg mellem en ‘kapacitet plan’ eller en ‘ressource plan’. Dit valg er meget vigtigt, fordi i modsætning til alle andre muligheder, så kan du kun ændre dette valg ved at starte med en ny plan helt fra begyndelsen.

Til dette eksempel har vi brug for en 'Kapacitet' booking kalender, da mere end 1 person vil tilmelde sig dette golf arrangement. Hvis du ønsker at dele dit arrangement i forskellige tider, der kan reserveres af en person, såsom til et forældremøde på skolen, da vil dette link være mere passende til dit behov 'ressource' kalender.

Klik på 'Næste trin' for at gå til trin 2, hvor du indsætter et navn på din online kalender. Dette navn danner sammen med dit SuperSaaS kontonavn den URL adresse (internet adresse) som dine brugere ser i deres browser (eksempelvis Explorer), når de bruger din online kalender. Du kan vælge blot at kalde din online kalender for 'Kalender', men det vil hjælpe dine brugere, hvis du anvender et mere specifikt navn, eksempelvis 'Golfturnering'. Klik dernæst 'Næste trin'.

På trin 3 fastsætter du, hvor mange deltagere, der kan tilmelde sig til dit arrangement. Vi har valgt et lavt antal, nemlig 10, så vi let kan vise ventelistefunktionen på et senere tidspunkt. Husk at sætte kryds i boksen, som spørger om du ønsker brug af venteliste. Du kan også vælge 'Ubegrænset', hvis du ikke ønsker loft over antal tilmeldinger. Som standard til vores arrangement indsætter vi 4 timer. Nederst på siden vælger vi "Dette er kun et enkelt arrangement. Vis kun tilmeldingsformular" Klik på 'Færdig' knappen, og dit online booking software har nu lavet en tom kalender, der er online med det samme. Dernæst skal vi lige definere, hvornår dit arrangement finder sted.

Test din plan

Prøv alle basis funktionaliteterne

For at bruge din applikation klik på den blå "bruge" knap, som du finder til højre for hver af dine oprettede online reservation kalendere. Det er kun synligt, når du er logget ind som administrator. Du kan også finde "bruge" knappen ved at gå ind i dit kontrolpanel. Du kan altid gå til kontrolpanelet ved at klikke på det link, som du finder i toppen af det højre hjørne af dit skærmbillede. Selvfølgelig kan du også skrive din internet adresse ned for din bookingkalender, og indtaste din URL internet adresse eller endnu bedre, gemme din SuperSaaS adresse under foretrukne i din internet browser.

Tom kalender Når du bruger din applikation den første gang, vil du se en tom kalender. Meget af det, som du ser i din kalender kan ændres via konfigurationen. For eksempel kan du både vise en dag og en hel måned på samme tid, eller gøre din kalender inaktiv. Det kommer vi dog til senere. Først gennemgår vi basis funktionerne.

Klik på et tomt område for at oprette en ny tid. Et dialogvindue for 'Ny tid' fremkommer på din skærm. Hvis dialogvinduet er på et sted på din skærm, hvor det generer dig, kan du trække dialogvinduet til side, ved at trække menubaren via din mus, som du flytter andre dialogvinduer på din computer. Ny tid dialogvindue Indsæt dato og et passende navn for dit arrangement. Hvis du udelader at udfylde nogle felter, vil resultatet se anderledes ud end i vores eksempel. I feltet over din kalender, kan du give ekstra information vedrørende dit golfklub arrangement. Det kommer vi tilbage til senere. I feltet over din kalender, har du flere formateringsmuligheder. Du kan blandt andet ændre farver og tilføje fotos.

Ændring af konfiguration

Forenklet billede

Nu har du et basis booking system, der kan håndtere tilmelding til en golfturnering eller et alternativt arrangement såsom sport, spejder, fest eller andet, hvor du ønsker online tilmelding. Lad os først lave en ledig tid, der indeholder information for vores arrangement, ved at klikke på "Oprette tid". Din software guide tog en del antagelser, da den lavede din online booking kalender. Én af de antagelser er, at vi ikke ønsker at vise kalender skærmbilledet. Hvis du har flere tider til det samme overordnede arrangement, kan det være, at du ønsker at skifte tilbage til standard opsætningen igen. Klik på ‘Konfigurer’ knappen for at se et resume på alle de muligheder, som du kan ændre. Via dette skærmbillede kan du også blokere din online kalender midlertidigt eller slette din kalender komplet, hvis du ønsker det. Via fanebladet 'Layout' kan du klikke på eller fravælge 'Vis forenkling hvis kun én tid'. På denne side kan du også se afsnittet 'Ændre meddelelse', hvor du blandt andet kan indsætte ' Meddelelse der vises i det hvide felt over planen'. Her er det også muligt at indsætte HTML tekst og links til ekstra information om dit arrangement. Klik på 'Gem ændringer' nederst på siden, og klik dernæst på 'Bruge' knappen. Lad os ændre en tilmelding ved at klikke på 'Ny reservation'. Som standard vil dit online booking software kun spørge om dine brugers navn ved tilmelding. Hvordan du ændrer det, kan du se her senere.

Dernæst går vi tilbage til 'Konfigurer' skærmbilledet, for at fokusere på fanebladet 'Ressourcer'. De andre faneblade bliver beskrevet i detaljer andre steder på SuperSaaS (Super Software As A Service) hjemmesiden.

Fanebladet Ressourcer

Fanebladet Ressourcer for en 'Kapacitet' kalender

Fanebladet 'Ressourcer' indeholder opsætningen, der definerer din ressource, nemlig de arrangementer som du tilbyder. Venligst vær opmærksom på, at fanebladet 'Ressourcer' vil se anderledes ud, hvis du laver en Ressource kalender i stedet for en ‘Kapacitet’ kalender. De første muligheder du ser, vedrører navngivning af din kalender, felter og dine brugere. Navnene du vælger der skal bruges, i stedet for standard navnene såsom 'tid'’ og ‘reservation’, der vil blive brugt alle steder i dit booking system. Fejlmeddelelser, e-mail bekræftelser og hjælpesider vil alle bruge de navne, som du vælger. Da vi laver et system for tilmelding til dit arrangement, kan vi vælge navnet 'event'. Vi kan også ændre navnet for en 'bruger' til at blive 'deltager, men det ændrer du ikke her, da det ikke vedrører den enkelte ressource, så det kommer vi tilbage til senere. Hvis du bruger et navn, som du selv finder på, eksempelvis 'turnering', da skal du lige indsætte entalsform og dit booking software vil ændre 'turnering' til flertalsform, hvor det er passende. Ved skræddersyede ord indsæt navnet som "ental, og flertal".

Længere nede på ressource siden, kan du specificere detaljer om kapaciteten. I det første felt kan du indtaste en standard kapacitet, for eksempel hvor mange personer, der kan tilmelde sig til jeres golfklub turneringer” Hvis du vil lave flere arrangementer med forskellige kapaciteter, kan antal arrangementer ændres, når du laver det næste arrangement. Hvis du indsætter 0 (nul) som værdi, vil der ikke være nogen øvre grænse. Det andet felt fastlægger hvor mange pladser en person kan reservere ved en tilmelding. Hvis du fastsætter denne værdi til et andet antal end 1, vil det ændre dit bruger interface til at inkludere et 'antal' felt, når dine brugere laver en tilmelding til dit arrangement. Til dette golf arrangement vil vi bruge tallet 1, men hvis du bruger bookingkalenderen til at sælge billetter til en forestilling, vil det give god mening at tillade tilskuerne at købe mere end én billet på én gang. Sidst men ikke mindst, bestemmer afkrydsningsfeltet, om dine brugere kan lave mere end én reservation til det samme arrangement. Venligst være opmærksom på, at systemet kun kan fastslå, om der er tale om den samme person, via det login navn som personen bruger. Så derfor, hvis du tillader personer at lave deres eget login navn (eller hvis du tillader anonyme tilmeldinger) kan dit booking software ikke forhindre personer i at lave mere end én tilmelding til dit arrangement, hvis personen laver mere end ét login navn.

Det næste afsnit 'overbooking' bestemmer hvad der sker, når en tid er fyldt op. Valgmulighederne du har, er at nægte en booking, at kun du kan overskride grænsen for antal tilmeldinger, at der er plads til alle uanset antal, eller oprette en venteliste. Ventelistefunktionen er ret avanceret. Ventelisten laver en separat venteliste pr. arrangement og husker på rækkefølgen på modtagne tilmeldinger til dit arrangement. Hvis du afkrydser feltet for 'automatisk flytning fra venteliste, når en anden reservation er annulleret', vil det altid være den person, der står først på ventelisten, der bliver tilmeldt dit arrangement. Hvis du tillader flere tilmeldinger pr person, er det en smule mere kompliceret. Du kan give dine brugere tilladelse til at lave flere bookinger pr person ved at indsætte et andet antal end 1 ved spørgsmålet: 'Hvor mange reservationer kan en bruger lave?'. I forbindelse med en tilmelding bliver lavet, vil et 'antal' felt blive vist, så dine brugere (i dette eksempel golf spillere) kan indsætte antal pladser, som golf spillerne ønsker at reservere. (Du kan ændre navnet for feltet 'antal' til et navn, der passer dit behov bedre, eksempelvis 'antal siddepladser' via fanebladet 'Proces'). Hvis en golf spiller (en bruger) ønsker tilmelding til flere tider, end der er til din golfklub turnering eller dit arrangement, vil golf spilleren blive sat på venteliste indtil der er nok plads i din golfturnering. Når en golf spiller annullerer, vil golf spilleren fra ventelisten automatisk få den ledige plads. Som administrator kan du til enhver tid overflytte en golf spiller fra ventelisten til din golfturnering, selvom du overskrider den øvre grænse for tilmelding til din golfturnering. Hvordan får du at se lidt senere. En anden ting du lige bør være opmærksom på er, at den automatiske opfyldning til din golfklub turnering vil adlyde grænserne du har fastsat via fanebladet 'Proces'. Her har du mulighed for eksempelvis kun at tillade tilmelding op til én dag før dit arrangement. Derefter vil den automatiske ventelistefunktion stoppe.

Afsnittet om 'Sted/lokation' giver dig mulighed for at tilføje en lokation til 'opret ny tid' dialogvinduet. Dette kan bruges til at specificere, hvor et arrangement skal finde sted, hvis du eksempelvis har flere forskellige lokaler. Bruger interface vil ændre sig lidt for at gøre plads til den ekstra information. Hvis du vælger at offentliggøre din kalender online, vil denne information også blive sendt videre til det rette sted i Outlook eller Google kalender.

'Pris' feltet giver dig mulighed for at opkræve betaling for en tilmelding til din golfturnering, eller opsamle kreditkort informationer, hvilket du kan læse mere om her tilføj betaling. Afsnittet for 'Tid' viser dig standardlængde for dit arrangement, som du kan ændre, hvis du har lyst. Du kan ligeledes ændre bruger interface. At afrunde alle tider til hele dage kan være en god idé, hvis du bruger planlægningskalenderen til et arrangement eller en turnering, der tager mere end én dag. 'Ledige tider' fastsættes via et andet skærmbillede for 'Åbningstider'. Dage, hvor der er lukket, skifter farve i din kalender. Derimod forhindrer det dig ikke i at tilføje en golfklub turnering eller et arrangement på en søndag, selvom om du har indikeret, at der er lukket om søndagen.


Næste kapitel: Adgangskontrol til din online kalender