Terapeut

Gennemgang af en service kalender

Denne guide forklarer, hvordan du bruger en “service kalender”, så du kan oprette en aftale i din online kalender. SuperSaaS tilbyder 2 andre typer kalendere, i forhold til service kalenderen. De andre 2 kalendere hedder: “kapacitetskalender” og “ressource kalender”. For at finde ud af, hvilken type kalender, der passer bedst til dit behov, kan du læse denne forklaring Kalender typer.

Her kan du prøve at lave en test på en service kalender demo. Demo versionen bruger en terapeut som eksempel, men eksemplet giver dig et godt grundlag for at se, hvordan service kalendere også vil kunne passe til en tandlæge, skønhedsklinik, konferencecenter eller en anden type forretning, der tilbyder en række services, som brugerne kan vælge imellem.

Service kalendere kan bruge ressource kalendere

En service kræver ofte mere end 1 “ressource” skal være ledig. Eksempelvis, servicen “massage” vil kræve at ressourcen “terapeut” (en massør) skal være ledig. Og servicen “Mødelokale med en projekter” vil kræve både et mødelokale og en projektor skal være ledig. Når dit online bookingsystem tjekker ledige ressource, bliver alle ledige ressourcer automatisk tjekket. For at dette virker i praksis, skal du oprette 1 eller flere ressource kalendere, som servicen afhænger af. Ressource kalenderen eller ressource kalenderne kan du med fordel oprette, før du opretter din online service kalender i dit bookingsystem. Opretter du ressourcerne efter servicekalenderen, skal du nemlig tilpasse hver enkelt ny ressource til servicekalenderen. Alle ressourcerne kan du indsætte i 1 ressource kalender, eller oprette en række forskellige ressource kalendere. Hvis du har forskellige ressourcer, der kan bruges til mange forskellige ting eller det samme arrangement, er det en fordel at indsætte ressourcerne i den samme kalender. Eksempelvis kan en række mødelokaler og projektorer blive brugt til det samme arrangement.

Det er også muligt at lave flere service kalendere, der alle har adgang til de samme ressourcer. Dette er brugbart, hvis du ønsker at bruge forskellige begrænsninger overfor forskellige grupper af slutbrugere. Eksempelvis kan du give gruppen "medlemmer" adgang til at se detaljer på, hvad de andre medlemmer har booket. Det er også muligt at lave forskellige priser til grupperne: "medlemmer" og "ikke medlemmer".

I et tilfælde kan det ikke betale sig at oprette en ressource kalender. Det er hvis der kun er 1 ressource i din online service kalender. I din service kalender klikker du blot af: “undgå overlappende aftaler”. Et eksempel kunne være: en service kalender for en enkelt terapeut, hvor terapeuten bekræfter hver enkelt booking før, en booking godkendes. Her styrer terapeuten selv, at der ikke er overlappende bookinger.

Brug guiden til at oprette en ny service kalender

Når du har oprettet en SuperSaaS administrator konto, kan du oprette en ny online service kalender, klik på “Ny kalender” i dit online kontrolpanel. Derfra bliver du guided igennem en række spørgsmål. Efter få klik, er din nye service kalender online. Det første skærmbillede som guiden viser dig, er hvor du skal vælge imellem hvilken type kalender du ønsker. Dette valg er afgørende, i forhold til de andre spørgsmål du får, da du ikke kan ændre din kalender til en anden type på et senere tidspunkt. En service kalender forbliver altid en service kalender. Fortryder du dit valg af service kalender, kan du altid slette din online service kalender, eller oprette en anden type kalender, eksempelvis "kapacitetskalender" eller "ressource kalender". Denne gennemgang forudsætter, at du har valgt at oprette en “service kalender”, men hvis du er usikker i dit valg, kan du se eksemplerne, som guiden giver på de forskellige typer kalendere.

I det næste skærmbillede vil du blive bedt om at vælge et navn til din online service kalender, og i det sidste skærmbillede vil du blive bedt om at liste de services og standardopsætning for de ledige services. Via den online guide definerer du kun navnet og længden (tiden) for hver service, og hvis du allerede har oprettet en ressource kalender, kan du også se en valgknap ved siden af hver service, der giver dig mulighed for at definere, hvad ressourcerne skal bruges til. På et senere tidspunkt kan du definere flere detaljer for dine services såsom pris og beskrivelser af ressourcerne. Hvis du definerer blot en enkelt service, vil bookingsystemet automatisk skjule valgknappen for dine brugere, da der ikke er forskellige ressourcer at vælge imellem.

Det kan anbefales, at du grupperer dine dage til specifikke starttidspunkter, hvor dine bruger kan lave bookinger online. Eksempelvis: hvert 10. minut eller hver time. Selvom bookingsystemet fungerer korrekt med vilkårlige tider, der starter på forskellige tidspunkter, kan det resultere i overraskende resultater. Eksempelvis: hvis en ledig ressource blot adskiller med nogle få minutter i forhold til det der ønskes booket, vil bookingsystemet vise små bokse, der viser alternative ressource booking muligheder. Dette er sjældent fordelagtigt at tilbyde, og kan forvirre dine brugere. Derfor, hvis du opsætter dit online bookingsystem til at køre på timebasis, vil bookingsystemet automatisk vise et gitter af bokse, hvori alle ledige ressourcer bliver vist på én gang. Det er langt mere brugervenligt.

Når du klikke på "Færdig" knappen, vil bookingsystemet automatisk sætte din nye kalender online med en unik internet adresse.

Afprøv basis funktionerne

Menu boks

Prøv din nye online kalender ved at klikke på “Bruge” knappen, som du finder i boksen til højre for din kalender, i dit online kontrolpanel, som du kan se i billedet til højre. Denne boks kan du kun se, i det øjeblik, at du er logget ind som administrator på din SuperSaaS konto. Dine bruger kan ikke se denne boks.

Eksempel på en service kalender

I første omgang vil din online kalender være tom. Hvis du har oprettet mere end én service, vil skærmbilledet til venstre vise en kolonne af services, som der kan vælges imellem, når der skal bookes. For at oprette en aftale klik på en af de prikkede bokse, som indikerer de steder, hvor du kan lave en booking.

Når du klikker på ‘Oprette reservation’ vil din online kalender automatisk blive opdateret, og vise alle de ledige services. Prøv at klikke på tiden, du lige har oprettet. Da får du en ny dialogboks, hvor du kan vælge imellem ‘Opdater reservation’ eller ‘Slette reservation’, så du kan lave ændringer i din bookingkalender.

Aftaler, der er lavet i en service kalender, viser alle ressourcerne i en ressource kalender, som servicen afhænger af, men en service kan ikke ændres direkte en i ressource kalenderen. En aftale, der bliver vist i en række forskellige kalendere, tæller kun 1 gang i statistikken, der udregner dit SuperSaaS medlemskab.

Ændring af konfigurationen

Den online guide opsætter din online service kalender i en standardiseret udgave, som du let kan tilpasse dine ønsker. Klik på "Konfigurer" knappen ud for din kalender i dit online kontrolpanel. Her får du en oversigt på din konfiguration, og kan du kan se, hvad du kan ændre. Via denne oversigt kan du også slette eller sætte din online kalender midlertidigt på hold. Det første faneblad, “Services”, er forklaret i detaljer på denne side. Hvert af de andre faneblade har hver sin gennemgang.

Fanebladet “Services”

Fanebladet Services

Fanebladet "Services" viser en liste på tilgængelige services, og til hvilke ressourcer disse services er tilknyttet. Hvis du ikke kan se fanebladet “Services”, kigger du måske på en anden kalendertype: En kapacitetskalender og en ressource kalender, har ikke et "Services" faneblad, men derimod et faneblad for "Ressourcer".

Den første halvdel af skærmbilledet giver dig mulighed for at oprette og opdatere services i dit bookingsystem. Du kan klikke og trække i rækkerne af services, så rækkefølgen af services ændres. Når du klikker på “Ny service” knappen, eller klikker på ændre ikonet på en eksisterende service, vil du se et popup vindue, der giver dig mulighed for at ændre detaljerne. For at ændre farver, klik da på den farvede boks i det øverste højre hjørne af popup vinduet. Du kan indsætte en fast pris til hver service, men hvis du ønsker mere fleksibilitet, kan du oprette regler for dine priser. Eksempelvis at en service er 20% billigere i weekenden. For at se mere information, om at oprette prisregler, klik da på dette link: Tilføj betaling.

Knappen “Gemt” giver dig mulighed for at oprette en service, der kun er tilgængelig for administratoren og de superbrugere, der er knyttet til dit bookingsystem. Gemte/skjulte services fremgår ikke af den liste, som dine brugere kan se online. Hvis du som administrator eller superbruger gerne vil bruge forskellige længder for dine services, er der en lettere måde at gøre det på: På fanebladet “Adgang” kan du afkrydse et felt, der giver superbrugere og administratorer mulighed for at ignorere alle tidsbegrænsninger. På den måde kan du indsætte et vilkårligt sluttidspunkt direkte i din kalender i stedet for at oprette en særskilt service, der kan klare dette.

I den store boks nederst på siden, kan du indsætte en beskrivelse af den service, som fremkommer, når denne service er valgt af dine brugere. Feltet kan indeholde formateringer og fotos, men venligst vær opmærksom på, at du kun kan indsætte link til fotos, som er tilgængelige et sted på Internettet, så det kan være du først er nødt til at uploade disse fotos til en hjemmeside.

Hvis din bookingkalender indeholder en eller flere ressourcer, vil vinduet også indeholde en sektion markeret med “Ressourcer”, der giver dig mulighed for at vælge, hvilke ressourcer, der skal være til rådighed, for at en online booking kan finde sted. Eksempelvis: Du kan specificere, at en behandling kræver, at en bestemt person eller terapeut og et bestemt rum/lokale skal være ledigt på samme tid, for at en booking kan lade sig gøre. For at tilføje nye ressourcer, gå da til dit online kontrolpanel, klik på “Ny kalender”, og vælg kalendertypen “Ressource kalender”. Du kan også tilføje flere ressourcer via fanebladet “Ressourcer”, som du finder i en eksisterende "Ressource kalender", som tidligere er oprettet i dit bookingsystem.

Den nederste halvdel af fanebladet "Services" indeholder generelle opsætningsmuligheder, der beskriver de forskellige services. I afsnittet ‘Fællesbetegnelse der bruges for at beskrive adgangen til kalenderen’ kan du vælge et andet ord end ordet ‘reservation’. Eksempelvis kan det være mere hensigtsmæssigt at kalde bookingerne for møde, aftale, event eller behandling. Dit valg af fællesbetegnelse vil blive bruget i alle dialogbokse, hjælpetekster og e-mail bekræftelser, som dine brugere ser og modtager, når de bruger dit online bookingsystem. Du kan også ændre fællesbetegnelsen fra ‘bruger’ til eksempelvis ‘patient’ eller ‘klient’, hvilket du ændre ved at klikke på ‘Layout opsætning’, som du finder i højre side af dit online kontrolpanel.

Tilbage på fanebladet "Services" kan du under overskriften "Begrænsning pr bruger" indsætte et maksimum antal bookinger, som dine bruger kan lave i dit bookingsystem. Når maksimum antallet er nået, kan dine brugere kun ændre eller slette egne online bookinger, før brugerne kan lave nye bookinger. Når en booking er passeret og dermed blevet historisk har dine brugere ligeledes mulighed for at lave nye bookinger, da maksimum antal bookinger ikke længere er nået. Hvis der er sat begrænsninger i en eller flere ressource kalendere, vil der overfor brugerne også kunne opstå en begrænsning her, i forhold til udbuddet af en service.

Hvis du ikke har klikket af i boksen “Flere reservationer kan foregå på samme tid” vil dit bookingsystem opføre sig som om, at der kun er behov for 1 ressource til hver booking. At der kun er brug for én ressource kan eksempelvis være hensigtsmæssigt for en praktiserende læge, der er den eneste ressource, der bruger den online kalender. I dette tilfælde skal der ikke tjekkes i forhold til andre ressourcer (læger), før en booking kan bekræftes.

I feltet “Begræns starttid til” kan du indsætte specifikke starttidspunkter for dine services. På den måde får dine brugere mulighed for at vælge et tidspunkt ved at klikke på en tid i en boks. Dette giver som regel en bedre brugeroplevelse, når starttiderne er klart defineret.

Hvis du tilbyder en service, der afhænger af ressource, der kan udskiftes, kan dit bookingsystem vise dine brugere en rullegardin menu, der viser de forskellige ressource muligheder. Det kan eksempelvis bruges i en frisørsalon, hvor kunderne gerne vil have mulighed for at vælge imellem de forskellige frisører. Hvis du tilbyder mere end én service med tilhørende ressourcer, vil der være en mulighed for at vælge, om dine brugere skal se en liste på mulige ressourcer, eller om den første ressource på listen automatisk skal vælges.

Få dine kalendere til at spille sammen

Når dit bookingsystem tjekker ledige tider, services og ressourcer, tjekker bookingsystemet automatisk, om der opstår konflikter i forhold til overlappende tider, ressourcer og services. Derud over er der mange flere ting, som bookingsystemet automatisk kan tjekke i forhold til de ting, du lægger vægt på. Du kan blandt andet fastsætte din opsætning for:

En tidsperiode er kun tilgængelig, hvis tidsperioden overholder alle alle begrænsningerne, du har fastsat i dit bookingsystem inklusiv de begrænsninger, som du har indsat for hver ressource, som din service afhænger af.

Når du klikker på "Administrer" ud for din oprettede service kalender, kan du klikke på fanebladet “Åbningstider”, hvor der i bunden er mulighed for at definere, hvordan informationer for ledige tider skal anvendes. Her kan du også klikke af, så administratoren og superbrugerne i dit bookingsystem kan ignorere alle begrænsningerne, som er opsat for din online kalender. Hvis du fravælger en begrænsning her, vil det også få betydning for de ressourcer, der er knyttet hertil.

Alle andre konfigurationer, der er lavet på den enkelte kalender, gælder kun for denne kalender. Eksempelvis bliver der kun sendt én e-mail bekræftelse og én e-mail påmindelse, som du har defineret via fanebladet "Proces". E-mail opsætningen der vedrører den ressource, som dine services er afhængig af, bliver derfor ignoreret af service kalenderen. Ligeledes gælder din pris- og betalingsopsætning kun for den kalender, hvori bookingerne er lavet.


Næste kapitel: Adgang til din kalender