Der er en nyere version tilgængelig af denne online guide
Print

Gennemgang: Tilføj betaling til dit booking software

Denne gennemgang vil vise, hvordan du gør følgende:

Betaling systemet kan også bruges i forbindelse med kreditsystemet, hvilket er forklaret i guiden for avanceret pris struktur.

Du kan vælge selv at håndtere betalingerne eller bruge PayPal, der er en af verdens største betalingsudbydere, eller det danske ePay, hvor du kan bruge Dankort og andre danske betalingsmetoder. Hvis du selv kan håndtere betaling, skal du selv godkende hver enkel booking på hjemmesiden, efter du har modtaget betaling. Alternativt kan du automatisk godkende bookingerne, hvis du bruger PayPal. PayPal tilbyder andre fordele, såsom muligheden for at tilbyde gavekort. En PayPal konto er gratis, og det er ikke et krav at dine kunder har en PayPal konto. Dine kunder kan bruge deres kreditkort, som ved alle andre køb, der foregår online.

Opsætning af en basis bookingkalender

Eksemplet tager udgangspunkt i en bookingkalender til et konferencecenter. Eksemplet kan du bruge til at opsætte dit eget booking system, hvis du vil modtage betaling online.

Start med at logge ind på din SuperSaaS konto, eller opret en konto, hvis du ikke allerede har en konto. Gå ind på dit SuperSaaS kontrolpanel og vælg 'Ny kalender' i menuen i højre side. Dernæst, starter guiden for 'Ny kalender'. I ro og mag kan du beslutte dig for at vælge en 'kapacitet' eller 'ressource' bookingkalender. Dette er den eneste valgmulighed i guiden for 'Ny kalender', der ikke kan ændres på et senere tidspunkt. Til konferencen ønsker vi at tilbyde mere end én person at kunne deltage, så vi vælger en 'kapacitet' bookingkalender til dette eksempel. Klik 'næste trin' og indsæt et navn til din online kalender - i vores eksempel har vi brugt ordet 'konference'. I det næste skærmbillede bliver du spurgt om detaljer vedrørende din 'kapacitet'. I vores eksempel kan 50 personer deltage i konferencen, der tager 1 dag. Efter 50 tilmeldinger går ventelisten automatisk i gang. Når du klikker på 'Færdig' er din tomme bookingkalender lavet.

Skræddersy basis bookingkalenderen til dit behov

Nu kan vi prøve at lave ændringer til basis bookingkalenderen, så dine specifikke ønsker bliver opfyldt. Klik på 'konfigurer' knappen i det øverste højre hjørne, eller klik på 'Konfigurer' knappen ud for din kalender, hvis du allerede har klikket dig tilbage til dit kontrolpanel. Vælg fanebladet 'Ressourcer' og lav følgende ændringer:

Gem ændringerne ved at klikke på "Gem ændringer" nederst på siden. At ændre navnet til 'konference' er naturligvis valgfrit, men det kan hjælpe dine kunder til at forstå processen. Samtidig kan vi ændre ordet 'bruger' til 'deltager' via 'Layout opsætning' via dit SuperSaaS kontrolpanel. Herefter vil ordet 'deltager' blive brugt i alle sammenhænge i din bookingkalender.

Dialogvindue for  konference

Opret en ny 'Konference'

Klik på 'Bruge' knappen for at komme videre til kalender skærmbilledet, hvor vi vil oprette en ny konference, som kunderne kan booke senere. Da vi har valgt at en konference tager en hel dag, viser dit booking software automatisk en månedsoversigt. Hvis konferencen tager mindre tid, vil du i stedet for se ugekalenderen. Valg af tidsoversigt kan du også vælge via 'Layout opsætning'.

Klik på kalenderen. Et 'Ny konference' dialog vindue vil blive vist på din skærm. Her kan du indsætte detaljer om din konference. Du bedes lige sikre dig, at prisen er mindst 1 DKK. Alternativt vil dit betalingssystem ikke virke på et senere tidspunkt.

Månedsoversigt

Som standard opretter guiden et booking system, hvor enhver kan se din online kalender, og dine kunder skal registrere sig for at lave en online booking. Det passer til en konference booking, men du er velkommen til at skræddersy din online kalender til at vise flere eller færre detaljer, så dine kunder eksempelvis ikke kan se, hvem der deltager i konferencen. Dette kan du ændre via fanebladet 'Adgang' i din 'Konfigurer' menu. Dette er specielt en god ide, hvis du ønsker at indsamle fortrolig information.

Procesdiagram for betaling

Opsætning af automatisk betaling

Klik på 'Konfigurer' knappen, hvis siden ikke allerede er fremhævet, og klik dernæst på fanebladet 'Proces'. Under overskriften 'Kræv betaling eller godkendelse' kan du vælge 'Færdiggør betaling for at kunne fortsætte'. Du ønsker måske at ændre andre ting via denne side, eksempelvis så du kan indhente flere informationer om dine kunder, når dine kunder laver en online booking. Klik 'Gem ændringer' og gå tilbage til dit kontrolpanel, ved at klikke på et link hertil i øverste højre hjørne. I dit kontrolpanel klikker du på 'Betaling opsætning', i menuen på din højre hånd.

Ændre 'Gateway mode' til 'Automatisk – PayPal' og 'Gem ændringer' via knappen nederst på siden. Resten af konfigurationen sker via PayPal hjemmesiden. Hvis du alternativt under 'Gateway mode' vælger 'Manuel', skal du selv klare alle betalinger, hvilket vi kommer tilbage til senere på denne side.

PayPal tilmelding

Opsætning af en PayPal konto

Betaling for SuperSaaS sker via PayPal, der er en verdens største udbydere af penge overførsler. Fordelen ved at bruge PayPal i stedet for at håndtere betaling med kreditkort via en vilkårlig hjemmeside er, at du og dine kunder ikke afleverer jeres kreditkort oplysninger til et ukendt firma. Derud over er det gratis for dig og dine kunder at oprette en PayPal konto. PayPal vil blot tjene en lille procentdel af de betalinger, som du modtager. Tjek venligst PayPal´s hjemmeside for flere detaljer. Opsætning af din PayPal konto kan du klare via få trin:

Venligst vær opmærksom på at der ikke sker en kryptering mellem dig, dine kunder og SuperSaaS. At det stadig er sikkert skyldes, at information om betaling er krypteret mellem SuperSaaS og PayPal.

Du kan tilføje moms via din PayPal konto, så moms tilføjes automatisk til dine kunders betalinger. Du kan også give udvalgte kunder rabat ved at indsætte for eksempel: "-10%" i dit 'supervisor' felt på den enkelte kundes konto via 'Bruger administration' skærmbilledet. Du kan aktivere 'Supervisor' feltet via "Adgangskontrol" skærmbilledet, og ændre feltet for individuelle brugere på "Bruger administration" skærmbilledet.

Prøv det automatiske system

Opsætning for betaling har en 'Test' funktion, så du kan "lege" med modulet (gateway) for betaling. Reelt har du ikke behov for denne 'test' funktion, da du kan teste dit betalingssystem ved at lave en booking og føre bookingen tilbage igen. Dog venligst vær opmærksom på at PayPal uden for 'Test' modulet vil opkræve en omkostning for administration af tilbageførslen (I år 2009: $0.30 eller €0.35 afhængig af dit valg af valuta). Hvis du vil undgå dette gebyr, eller hvis du vil lave en mere omfattende test af betalingssystemet, da venligst se den uddybende forklaring længere nede på denne side. Hvis du har 2 browsers installeret, kan du bruge den ene browser til at logge ind i SuperSaaS som bruger, og via den anden browser som administrator. Dette trick fungerer ikke, hvis du blot åbner et nyt browser vindue, med stadig bruger den samme browser (eksempelvis Explorer). I dette tilfælde er du nødt til at logge helt ud af SuperSaaS som administrator for at se funktionerne, som brugerne se, og omvendt.

Skærmbilledet for udtjekning

Hvis du opretter et bruger login og laver en reservation til konferencen, vil du blive ledet videre til siden for betaling. Hvis du ikke ser siden for betaling, da sikre dig, at du har sat betalingen til mindst 1 DKK, som er det mindste beløb for automatisk betaling. Hvis du har sat din booking applikation til kun at tillade 1 booking pr. person, har dit booking software allerede taget højde for dette, så dine kunder bliver ikke spurgt om antal personer, og beløbet der skal betales, bliver ikke vist. Du kan nu betale for reservationen og sikre dig, at alle bekræftelses e-mails bliver sendt korrekt. Venligst vær opmærksom på, at PayPal ikke tillader dig at sende penge til dig selv, så du skal bruge et andet kreditkort eller en PayPal konto. Dernæst kan du logge ind på din PayPal konto og refundere beløbet (venligst vær opmærksom på, at PayPal siden august 2010 har taget et gebyr for refusion af penge).

Få minutter efter du har fået din betaling refunderet via PayPal, vil din konference reservation blive slettet. For at finde ud af, hvad der er sket med din konference reservation, kan du gå til 'Supervisor' skærmbilledet og klikke på forstørrelsesglasset for 'Detaljer' for et givent felt. Derved vil du se en mulighed for at se 'papirkurven', der viser slettede ting. Indikatorerne for betaling viser, om en reservation blev slettet på grund af en refusion eller en anden grund. Venligst vær opmærksom på, hvis du eller en af dine kunder sletter en reservation på hjemmesiden, vil betalingen ikke automatisk blive refunderet. Derimod, hvis du refunderer en reservation via PayPal, vil den pågældende reservation automatisk blive slette på hjemmesiden.

Hvis du har brug for at teste mere, eller ønsker at undgå PayPal´s refusionsgebyrer, da vælg 'Test gateway'. Først er du dog nødt til at oprette en PayPal konto her: udvikler konto. I "sandkassen" for udvikling, kan du oprette en såkaldt falsk (uægte) PayPal konto, for en afsender og en modtagende person. Den modtagende person skal have den e-mail adresse, som du bruger som din administrator e-mail adresse. Det er en god ide, at vælge et andet kodeord (password) i "sandkasse" modulet, så du ikke ved et tilfælde kommer til at logge ind på din rigtige PayPal konto. Du skal lige sikre dig, at du forbliver logget ind i udvikler "sandkassen" i et andet vindue - skift 'gateway mode' til 'Test' og prøv dit booking software. I 'Test' modulet vil alle handlinger på PayPal hjemmesiden vil være falske (ikke brugbare), så der vil ikke blive sendt emails og ingen penge overførsler vil blive foretaget. Alle handlinger på hjemmesiden vil til gengæld blive behandlet som 'rigtige'. Det vil sige reservationer vil blive markeret som bekræftet, og emails vil blive udsendt.

Dialogvindue for manuel godkendelse

Tilsidesæt indikator for betaling

Nogle gange har du måske brug for at tilsidesætte den automatiske godkendelsesproces, hvilket du kan gøre manuelt. Når du er logget ind som administrator, vil du se en 'Godkend' eller 'Tilbagefør' knap, når du ser på booking detaljerne. For eksempel vil du måske gerne markere noget som betalt med 'Godkend' knappen fordi du ønsker at give en gratis booking, eller du har modtaget betalingen allerede på anden vis. Det er også muligt, at du ønsker at slette en modtaget betaling, men gemme betalingen til en booking på et senere tidspunkt.

Det skulle ikke være nødvendigt for dig manuelt at ændre status for betaling ved en annullering. Hvis du tilbagebetaler din kundes betaling via PayPal, vil kundens booking automatisk blive markeret som tilbagebetalt og flyttet til papirkurven i løbet af få minutter. Hvis en af dine kunder opgiver en automatisk betaling ved at lukke sit browser vindue, vil reservationen automatisk blive annulleret efter 5 til 10 minutter for at undgå spild af plads. Hvis en betaling modtages efter en automatisk tidsgrænse (timeout), bliver betalingen automatisk genskabt via 'papirkurven'. I dette tilfælde er der en lille chance for at en anden af dine kunder har optaget den ellers ledige tid til reservationen. Hvis det sker, vil din kunde blive sat på venteliste, eller markeret som overbooket, afhængig af den opsætning du har lavet under fanebladet 'Ressourcer' i kontrolpanelet.

Opsætning af manuel betaling

Der er 2 måder at håndtere manuel betaling på. Hvilken af de 2 modeller du vælger, afgøres af, om du vil acceptere kreditkort. Den første mulighed, uden kreditkort, er den letteste. Denne mulighed viser instruktioner for betaling, som du giver, og på hjemmesiden klikker du på 'Godkend' knappen for enhver reservation, hvor du har modtaget betaling. Dette er specielt brugbart ved betaling med checks eller via bankoverførsel. Først indsæt instruktioner for betaling, som bliver vist før udtjekning for dine kunder. Det gør du ved at gå til 'Konfigurer' skærmbilledet for din bookingkalender, og klik dernæst på fanebladet 'Layout'. Nederst på siden kan du ændre 'Meddelelse der vises når der logges ud'. Her kan du indsætte instruktioner, såsom "Send en check, stilet til 'Mit firma' og min firmaadresse". Venligst vær opmærksom på, at det umiddelbart ikke er passende at bede dine kunder udfylde kreditkort oplysninger i de skræddersyede felter, som du har lavet, da disse data bliver sendt via internettet uden at være krypteret. Du kan bede dine kunder om at ringe til dig for at oplyse kreditkort oplysninger, men du kan med fordel bruge den anden mulighed: 'Manuel – kreditkort' som du finder i 'Betaling opsætning' og dernæst via 'Gateway mode'.

Indsamling af kreditkort informationer

Muligheden for "Manuel – kreditkort" kan bruges til at indsamle kreditkort oplysninger fra dine kunder. Når dine kunder laver en ny reservation, bliver dine kunder ført til et skærmbillede for udtjekning, der ligger på en sikker server, hvorfor kreditkort oplysninger kan indsættes uden problemer. Der er en række muligheder for at skræddersy dette skærmbillede. Først og fremmest kan du vælge at vise en pris, en kvantitet eller det totale beløb. Ved at sætte prisen til 0 (nul) vil der ikke blive vist nogen pris, hvilket er godt, hvis du blot ønsker at indsamle kreditkort oplysninger for at få en tilladelse. For det andet, kan du tilbyde flere instruktioner for betaling. Du kan eksempelvis ændre benævnelser via 'konfigurer' skærmbilledet og dernæst fanebladet 'Layout'. For det tredje kan du definere hvilke kreditkort, som du ønsker at acceptere. Dette gør du via skærmbilledet for 'Betaling opsætning' som du finder i din højre side af kontrolpanelet. Fordelen ved at specificere kreditkort typer er, at SuperSaaS (Super Software As A Service) automatisk tjekker for længden af kreditkort nummeret, starttal m.m., hvorved tastefejl minimeres. En ting du ikke kan gøre er, at du ikke kan bruge et skræddersyet domænenavn på skærmbilledet for betaling, da internet browsers kun vil bruge sikre forbindelser til servers, der har godkendte certifikater. Serveren vil automatisk ændre domæne, når dine kunder fortsætter til den sikre server. Dine kunder skifter automatisk tilbage til det skræddersyede domæne, så snart kunden har godkendt betaling.

Når dine kunder indsætter deres kreditkort informationer på skærmbilledet for udtjekning, hvordan får du så resultatet? Af sikkerhedsgrunde er det ikke muligt at sende kreditkort informationer via e-mail, så du er nødt til at gå til hjemmesiden for at indsamle informationer. Reservationer som indeholder kreditkort information, vil indeholde et link, som ses under status ikonet. Der er kun administrator og superbruger, der kan se disse informationer, når de er logget ind. For at se alle detaljer, skal du klikke på 'Vis' link for at skifte til en krypteret forbindelse, som sikkert kan sende kreditkort informationer. For at fremme denne proces kan du specificere, at du ønsker at modtage en e-mail for hver transaktion for betaling, ved at afkrydse tjekboksen via 'Konfigurer' skærmbilledet og dernæst vælge fanebladet 'Proces'. Denne e-mail indeholder et direkte link til en sikker server, hvor du kan logge ind med dit konto navn og kodeord (password). Du kan også vælge at få en daglig oversigt via førnævnte skærmbillede. Oversigten kan samtidig blive sendt til andre personer eksempelvis superbrugere.

Prøv den manuelle proces for betaling

Log ud for at være sikker på, at du ser din online kalender ligesom dine kunder, ved at navigere til internet adressen, hvor din booking reservationskalender ligger. Prøv at lave en reservation og sikre dig, at detaljerne for betaling er vist korrekt. Brugerne vil kunne gå tilbage til disse detaljer ved at klikke på 'P' ('Godkendelse af betaling afventer') ikonet ved siden af deres reservation i deres agenda oversigt. Log ud og log ind igen, men denne gang som administrator. Nu kan du se det samme 'P' ikon som før, men nu ser du også en 'Godkend' knap, der vises ved reservation detaljeinformationerne. Hvis du ikke ønsker at godkende via 'Godkend' knappen, kan du ganske enkelt klikke på 'Slet'. Hvis du senere skifter mening, kan du gå ind i din 'papirkurv' via din oversigt (klik på forstørrelsesglas ikonet ud for det, som du ønsker at tjekke) og genindsæt betaling som igangværende eller godkend betaling.

Brug kredit systemet til at give rabatter eller at pre-godkende en række reservationer

Når du starter med kredit systemet, vil der automatisk blive tilføjet et 'kredit' felt hos alle dine kunder. Hvis en kunde har en kredit, vil denne kredit blive modregnet i det næste køb kunden laver. Du kan ændre kredit til en given kunde via 'Bruger administration' som du finder i højre side af dit kontrolpanel. Hvis en kunde har 0 (nul) kredit på kontoen, vil det blive vist i øverste højre hjørne (kunden kan naturligvis ikke ændre det). Der er 2 situationer, hvor kredit systemet er særdeles brugbart. Først og fremmest kan du give kredit i danske kroner (eller en anden valuta) for at give rabat på et kundekøb. Dette bruges blandt andet til at refundere prisen på en booking, så din kunde ikke skal betale for den næste booking. Du kan endda give ubegrænset kredit, hvis du har en anden aftale for betaling med din kunde. Den anden måde, hvorpå du med fordel kan bruge kredit systemet, er at tillade dine kunder at betale for en række services på forhånd. For eksempel kan du bede studerende om at betale 500 DKK for 10 undervisningstimer á 50 DKK, så der ikke skal betales for hvert enkel undervisningstime. I dette tilfælde foretrækker du måske at arbejde med 'kreditter' i stedet for rigtige penge, så du sælger 10 enheder (kreditter) for 500 DKK, så en undervisningstime kun koster en (kredit) enhed. 'Kredit' funktionen fungerer ligesom almindelig valuta (du kan eksempelvis lade en undervisningstime koste 1.5 kredit enhed) som kun kan afregnes forud for undervisningstimen. Når du bruger almindelig valuta kan du som bruger delvis betale for en service og afregne resten i rigtige penge. Ved 'kreditgivning' kan dette eksempel naturligvis ikke fungere.

Hvis en kunde annullerer en booking, der delvis var betalt med kredit, bliver kreditten betalt tilbage til din kunde. Derfor vil du måske sikre dig, at dine kunder ikke kan annullere bookinger, som allerede er sket. Det kan du ændre via 'Konfigurer' ud for din kalender, og dernæst vælg fanebladet 'Proces'. Nu gælder det om at 'holde tungen lige i munden': Når en kunde opretter flere bookinger og betaler bookingerne med kredit, vil kreditten blive spredt ud over alle bookinger. Derfor vil kun den andel, der vedrører den pågældende booking vil blive refunderet, hvis en booking bliver annulleret. Hvis kunden kun laver en delvis betaling med kredit for flere bookinger på én gang, vil kreditten kun referere til den sidste booking i rækken. Hvis kunden delvis betaler med kredit og/eller PayPal betalingen tager for lang tid, vil kreditten blive returneret til kunden, når processen for betaling er udløbet. Kreditten vil automatisk blive brugt igen i det øjeblik, at penge overførslen bliver fuldført. Hvis en administrator manuelt genetablerer en booking, som har ligget i 'papirkurven', vil kreditten være upåvirket.

Shop

Salg af kredit eller ting i SuperSaaS butikken

Der er en række måder, hvorpå du kan give dine kunder kredit:

  1. Indsæt et kredit startbeløb for nye kunder via tilmeldingsprocessen, som du finder på 'Adgangs kontrol´ siden, som du finder i højre side af dit kontrolpanel.
  2. Sælg selv kredit til dine kunder og opdater manuelt kundernes kredit via 'Bruger administration' siden.
  3. Brug butikken til at sælge kredit via PayPal og få kreditten tilføjet automatisk til dine kunders konti.

Din butik vil ikke være synlig med mindre du har oprettet mindst 1 vare, der er til salg. Du kan definere nye varer til din butik via 'Styring af butik' som du finder i højre side i dit kontrolpanel. Butikken kan du også finde via 'Betaling opsætning' i afsnittet om 'Kredit system'. Når du har oprettet en vare i din butik, vil der automatisk fremkomme et link til din butik i din højre side af kontrolpanelet. Mulighederne du finder via dit skærmbillede for din butik, burde i vid udstrækning være selvforklarende. Du kan eksempelvis definere et produkt til at være 500 DKK for 10 enheder (kreditter). Du kan lade dine kunder indsætte det antal timer, som dine kunder ønsker at betale forud. Til dette brug fastsætter du prisen pr. time. Du kan også sætte kredit til 0 (nul), hvis du vil sælge noget andet såsom en T-shirt via din butik. I det tilfælde kan du bruge feltet 'Oversigt', hvis du ikke ønsker at oversælge et produkt, dvs. du altid har et minimum antal på lager. Du kan indsætte moms og/eller en fragt omkostning via din PayPal konto, så disse beløb figurerer ved dine kunders betaling. Du kan også indsætte ubegrænset kredit ved at indsætte en tankestreg (-) i feltet.

Hvis du ønsker at give en individuel kunde en rabat, kan du gøre det ved at indsætte -x% i dit supervisor felt for den pågældende kunde, hvor x er den procentvise rabat. Venligst vær opmærksom på at rabatten bliver anvendt ved dine kunders PayPal betaling. Rabatten bliver ikke anvendt, når en kunde booker med kredit. Det er for at undgå, at en kunde kan opnå kredit 2 gange.

Hvordan vil dine kunder finde din butik? Dit online reservationssoftware vil automatisk vise et link til at købe kredit, der vises over din online kalender, hvis din kunde ikke har nogen kredit, og du har mindst 1 defineret produkt, der indeholder kredit, i din butik. Dette link refererer til 'auto teksten' over din online kalender, så det vil ikke være synligt, hvis du har indsat tekst der, men du kan genskabe teksten igen ved at indsætte de magiske ord $auto i teksten. Du kan også tilføje det magiske ord $shop i teksten over din online kalender. Herved indsætter du et link til din butik, som altid vil være synlig, selv når en kunde har nok kredit. Venligst vær opmærksom på, at din kunde skal logge ind før kunden vil kunne bruge din online butik. For at ændre teksten over din online kalender, klik da på 'Konfigurer' knappen og vælg fanebladet 'Layout'. Her finder du et afsnit, hvor du kan 'ændre meddelelse'. Du kan eksempelvis skrive: "Du kan se de nye T-shirts i vores $shop". Der er en mulighed mere for dine kunder at komme ind i din butik: når en bruger klikker på sit 'Din opsætning' link, er der også et link til 'Køb kredit' ved siden af din kundes kredit niveau (er kun synligt, hvis der kan købes varer i din butik, naturligvis).


Gennemgang oversigt