Udskriv side

Synkronisering med andre kalendere

Venligst vær opmærksom på, at nedenstående muligheder kun er tilgængelige for abonnenter af bookingsystemet SuperSaaS. Ønsker du at prøve funktionerne, før du eventuelt vælger at købe et abonnement, da kan du prøve alle funktionerne ved at klikke på: 'Prøv gratis', som du finder via siden 'Synkronisering'.

Bookingsystemet tilbyder mange måder at synkronisere med andre kalenderprogrammer. Du kan enten linke dit bookingsystem til din Google kalender eller din Outlook kalender. Du kan også vise aftaler i din SuperSaaS kalender til andre kalenderprogrammer såsom: Apple kalender eller Outlook.

Lad ledige tider i SuperSaaS afhænge af din Google kalender
Vis dine SuperSaaS bookinger i en ekstern kalender

Lad ledige tider i din SuperSaaS kalender afhænge af din Google eller Outlook kalender

Bookingsystemet kan kommunikere med din Google kalender, så du undgår dobbeltbookinger, og sikre, at du kun viser ledige tider i dit bookingsystem. Du kan også lade de ledige tider i din SuperSaaS kalender afhænge af ledige tider i en web baseret Outlook kalender. Anvender du en desktop version af Outlook skal du først lige synkronisere med Outlook.com.

Når du linker en Google eller Outlook kalender til en SuperSaaS kalender, vil aftaler i din Google eller Outlook kalender blive markeret som værende: Ikke ledige, i din SuperSaaS kalender.

På denne måde kan kunder kun booke, når din personlige kalender og dine generelle åbningstider, giver dine bruger mulighed for at lave bookinger hos dig. Kun den ledige / optagede information vil blive synkroniseret, så dine kunder ikke vil se detaljerne fra dine personlige aftaler.

Denne form for synkronisering giver dig også mulighed for at definere komplekse åbningstider. Du kan oprette et komplekst mønster af gentagne åbningstider i din Google kalender, som styrer, hvornår du har åbent i dit online bookingsystem.

Synkronisering af ledige / optagede tider:

  1. Gå til Administrer > Synkroniser i forbindelse med den kalender, som du gerne vil vise ledige tider for
  2. Ved "Forbind med" overskriften vælger du "Google kalender" eller "Microsoft Outlook"
  3. Google eller Microsoft beder dig måske nu om at logge ind – og du får måske en besked om bekræftelse på din handling
  4. Når skærmbilledet for godkendelse lukker, skulle du gerne kunne se en liste af kalender i din konto
  5. Vælg en kalender, og klik på: Gem

Når denne opsætning er sket, vil SuperSaaS bookingsystemet med jævne mellemrum tjekke din Google eller Outlook kalender i forhold til ændringer. Frekvensen, i forhold til opdatering af informationerne om ledige eller optagede tider, afhænger af, hvor ofte kalenderne tilgås.

Når en kunde laver en booking, tjekker bookingsystemet, om det er mere end 15 minutter siden, at den sidste synkronisering fandt sted. Er det mere end 15 minutter siden, vil bookingsystemet trække data fra din Google kalender, før en booking kan finde sted. Denne opdatering tager kun et par sekunder, og dine kunder bør ikke opleve problemer med bookingen på den baggrund, idet dine kunder klikker på mere end én side i din bookingkalender. Opdateringer hentes helt op til 5 måneder ud i fremtiden, så du kan med fordel sikre, at dine kunder ikke kan booke længere ud i fremtiden, da der ellers kan opstå overlappende bookinger, hvilket ikke er ønskværdigt.

Hvis du ønsker at lægge en booking i din Outlook eller Google kalender, som du ikke ønsker skal blokere for en booking i dit online bookingsystem, kan du klikke på Ændre event detaljer i din Google kalender, og vælge Vis mig som: Ledig.. Ønsker du stadigvæk at have en mulighed for at lave aftaler, selvom Outlook og Google siger, at tiden er booket, da klik på mulighedender tillader SuperSaaS administratoren at ignorere tidsbegrænsninger, hvilket du finder via fanebladet: Åbningstider.

Sikre dig, at tidszoner er opsat korrekt

Sikre dig, at tidszonen er vist korrekt – både i din Google eller Outlook kalender og i dit online bookingsystem. Tidszonerne behøver ikke være ens i de to systemer, men tiderne vil blive synkroniseret i forhold til den opsætning, som du har lavet.

Publicer en SuperSaaS kalender til en andet kalender program

Du kan få vist dit bookingsystem i et andet kalenderprogram, som bruger iCal feed, såsom Microsoft Outlook, Apple's iCalendar eller Google kalender. iCal link virker kun én vej; Når du ændrer noget i dit bookingsystem, vil det blive vist i dit andet kalenderprogram eksempelvis Outlook.

Du kan også bruge dit webcal link til at vise dine bookinger i din kalender på din smartphone. Den mobile version af SuperSaaS er: m.supersaas.com – Det er generelt et bedre valg for dig, da du på den måde også kan ændre i bookingerne.

Brug følgende trin til at publicere en SuperSaaS kalender til en Google kalender:

  1. For at opsætte et abonnement, da først find "webcal" linket til din SuperSaaS kalender. Du kan finde dette link via opsætningen Administrer > Synkroniser
  2. Hvis du bruger Google kalender, da skal du lige gå til Opsætningen af din hovedkalender, og klikke på Tilføj kalender i sektionen i den venstre side af siden, som du er på. Google kalender integration med en SuperSaaS kalender
  3. Nu kan du vælge Fra URLmuligheden og tilføje et webcal link. Indsæt adresse

I en SuperSaaS kalender med abonnement, bliver data opbevaret separat fra andre aftaler i din kalender; I en Google kalender er de i sektionen: Andre kalendere. Det er ikke sammenkoblet, så du kan let slette din synkronisering igen, uden at det har nogen effekt på andre aftaler.

Du kan vælge at smelte dine bookinger fra dit bookingsystem sammen med dit kalenderprogram ved, at du downloader dine bookinger i bookingsystemet; via Administrer > Download og dernæst uploader bookingerne til dit kalenderprogram. I det tilfælde vil ændringer ikke længere blive synkroniseret pr. automatik. En mellemting er dog at bookingsystemet automatisk sender bookingbekræftelser med et lille iCal link, hver gang der er lavet en online booking. På den måde vil du via et klik på ikonet for iCal i bookingbekræftelsen, indsætte bookingerne i din personlige kalender. Du kan indsætte muligheden for iCal funktionalitet ved at indsætte dette magiske ord $ical i forbindelse med dine bookingbekræftelser.

Frekvensen på opdatering af data afhænger af det kalenderprogram, som du bruger. Det vil sige, at frekvensen ikke afhænger af SuperSaaS. iCal protokollen er ret ineffektiv, da det kræver transport af alle data fra en kalender til en anden kalender, for at der sker en opdatering. Derfor har de fleste kalendersystemer begrænset frekvensen i iCal opdateringer. iCal protokollen tillader også kun begrænset antal datafelter, som der kan sendes imellem forskellige kalenderprogrammer. Derfor kan skræddersyede tekstfelter i dit bookingsystem ikke overføres til andre kalenderprogrammer.

Venligst vær opmærksom på at frekvensen som Google opdaterer med ikke kan styres af SuperSaaS, så det kan godt tage adskillige timer før Google har opdateret din kalender. Der er en hurtigere måde at synkronisere med Google hvilket er beskrevet nedenfor. Opdateringer til Microsoft Outlook burde kun tage omkring 30 minutter, hvis du bruger standardopsætningen.

Brugerfladen for iCal indeholder ikke forebyggende foranstaltninger, såsom: Tilladelser. Hvis du er bekymret, kan folk finde ud af dit webcal link, og bruge linket uden din viden, hvorfor du kan blokere linket. Via Konfigurer > Adgang fanebladet, nær bunden af skærmbilledet, kan du vælge Blokere adgang med kalender program såsom Outlook og Google kalender. Husk at klikke på: Gem ændringer. Efter dette valg, vil synkronisering via iCal ikke længere være muligt.

Skræddersyet synkronisering af en SuperSaaS kalender til en Google kalender

Standard iCal integrationen mellem SuperSaaS og Google kalender er relativ langsom, idet synkronisering kun sker en til to gange pr. dag. Det er udelukkende Google, der styrer hastigheden for synkroniseringer, så det kan ikke opsættes anderledes via SuperSaaS.

For at komme rundt om denne udfordring, så kan du anvende et webhook til at ændre aftaler på din Google kalender, næsten i samme øjeblik, som ændringerne finder sted i din SuperSaaS kalender. Dette inkluderer spejlingen af slettede eller ændrede aftaler i din Google Kalender. Endnu en fordel er, at du kan skræddersy præcis hvilke information, som bliver sendt imellem de to kalendersystemer. Eksempelvis, kan du få aftaler lavet via SuperSaaS, vist med priser i din Google kalender. Manual opsætning af webhook er som udgangspunkt rimelig svært, men via et 3. parts website, kan du lave en automatisk opsætning af dit webhook. I særdeleshed giver Integromat.com og Zapier.com skabeloner, som giver dig en let mulighed for at lave et link mellem SuperSaaS og en Google kalender (og mange andre services) blot via få klik.

SuperSaaS programmørerne har lavet skabeloner til både Integromat og Zapier til dig, for at sikre, at opdaterede aftaler i din SuperSaaS kalender bliver opdateret med det samme i din Google kalender. Laver du ændringer eller sletter du aftaler, vil disse handlinger også blive effektueret i din Google kalender. Hvor skabelonerne kan anvendes som de er skabt – kan du alternativt udvide og skræddersy skabelonerne til at blive tilpasset til dit eksakte behov. Eksempelvis ved at ændre felterne, som bliver kopieret imellem de to kalendere. Vores blog om Google kalender beskriver yderligere detaljer om, hvordan du kan øge hastigheden for processen for synkronisering.

Integromat