Udskriv side

Skræddersy notifikationer og påmindelser

Email og SMS beskeder, som er genereret som en del af registrerings- og bookingprocessen, kan tilpasses, eller erstattes med dine egne beskeder. Påmindelser og opfølgningsmeddelelser, kan ligeledes blive skræddersyet. Næsten alle beskeder kan indeholde et såkaldt: Auto tekst. Det er magiske ord, som automatisk bliver udskiftet med dynamiske værdier, når en besked bliver genereret. Tekst, som er vist på skærmen i løbet af booking processen, kan også tilpasses, men det fungerer på en lidt anden måde, hvilket du kan læse mere om her: Skræddersy skærmbillede beskeder.

Tilpas notifikationer og påmindelser

Under Konfigurer > Proces kan du vælge at bekræfte en booking via email og / eller sende dine kunder en påmindelse pr. email et stykke tid før den reelle booking skal finde sted. Som standard vil emailbekræftelser indeholde følgende information:

Kære Name,

Denne besked er en bekræftelse for, at din reservation* er oprettet.

Detaljer for den nye reservation*:

  …detaljer på din aftale…

Du kan få adgang til kalenderen via:
https://www.supersaas.dk/schedule/konto_navn/kalender_navn?day=x&month=x&view=agenda&year=x


Venligst svar ikke på denne besked, da beskeden er automatisk genereret, og svar herpå, vil ikke blive læst
* Ordet "reservation" kan ændres via Konfigurer > Proces

Hvis du gerne vil tilføje noget tekst til denne besked, eller ændre i besked teksten, kan du kombinere en normal tekst med en auto tekst (Se ovenfor for forklaring af auto tekst). Booking bekræftelser og påmindelser kan ændres via Konfigurer > Layout, imens tekst i forbindelse med kunderegistrering kan ændres via Layout opsætning.

Dynamiske beskeder ved brug af auto tekst

Auto tekst er "magiske ord", der automatisk erstattes af nogle dynamiske værdier, når en besked bliver genereret. Det giver dig eksempelvis mulighed for at tiltale dine brugere med deres fornavn, eller gøre dine beskeder afhængige af, hvilket sprog dine brugere har. Et auto tekst ord er ganske enkelt et ord, som får et $, tilknyttet, eksempelvis: $name. I tabellen nedenfor ser du de auto tekst strenge, som du kan bruge, når du laver email og sms beskeder:

Auto tekst strenge til anvendelse i email beskeder og SMS påmindelser
Ordet……vil blive erstattet med
$nameNavnet på personen, som modtager beskeden, hvis navnet er tilgængeligt
$dearSkriver "Kære $name," med mindre $name ikke er kendt
$loginLogin navnet på personen, der opretter (vil være blank, hvis en administrator er logget ind, eller din kunde ikke er logget ind)
$subjectResten af denne linie vil blive brugt som emne linie på emailen, som kan indeholde andre magiske ord
$urlEn web adresse som vil sende modtageren til et relevant sted i din online kalender
$modurlEt link som indeholder en token, der gør det muligt at ændre en booking, uden at være logget ind i din kalender
$actionBeskriver en handling, som effektueres i denne email. Eksempelvis: "Din booking var $action" → "Din booking var oprettet"
$detailsLister booking detaljer, som er brugbart, hvis listerne er blevet fjernet via $replace kommandoen nedenfor
$replaceFjerner alle system genererede tekster, så kun din tekst vises
$nourlFjerner kun URL fra den pregenererede tekst lavet af systemet
$idObjektets ID, som er godt til hurtigt at anvende som reference, når der skal søges efter en kunder eller et medlem i dit bookingsystem
$slot_idID der relaterer til den tid, som objektet hører til (kun relevant i en kapacitetskalender)
$form_idID for en formular, hvis objektet har en formular vedhæftet
$start
$finish
$created
Starttid, sluttid og tid for oprettelse af denne booking.
Brug $start_time eller $finish_time for kun at vise tiden
$whenViser start og sluttid, og tilføjer information om tidszone, der afhænger af din konfiguration
$previous_startHvis en aftale er opdateret, så vises starttiden, før opdateringen
$icalBookingen vil blive vedhæftet til notifikationen som en iCalendar fil
$formHvis en formular er knyttet til dette objekt, vil formularen blive vedhæftet som en HTML fil
$pricePrisen på en booking. For gentagne bookinger vedrører det prisen på den første booking
$resourcesNavnet på de tilknyttede ressourcer (kun aktuelt i en servicekalender)
$field_1
$field_2
Viser værdien i kunde feltet, som er defineret på siden for: Konfiguration, og dernæst fanebladet: Proces
$field_1a
$field_2a
Viser værdien i et kunde felt, som er defineret via siden for: Adgangskontrol
$if "action"Resten af sætningen er kun vist, hvis action matcher en nuværende hændelse. For at anvende flere linier, da anvend skarpe parenteser. Se nedenfor en liste af mulige hændelser
$else {message}Klausulen $else kan kun efterfølges af klausulen $if. Beskeden skal være inde i tuborgklammerne, og vil kun blive vist, hvis den predefinerede klausul $if ikke er sand.
$title
$location
$quantity
$description
Titlen, lokation, beskrivelse og antal bookinger (kun aktuelt i en kapacitetskalender). For multi-ressource kalendere $description indeholder ressource navnet

Normalt vil din skræddersyede tekst tilpasse sig den autogenererede tekst som bookingsystemet genererer. Imidlertid, hvis du bruger koden $replace et hvilket som helst sted i beskeden, vil din tekst erstatte helt teksten som bookingsystemet ellers anvender.

Venligst vær opmærksom på, at feltet til at justere teksten for booking bekræftelser styrer alle mulige emails bekræftelser, ikke kun nye booking bekræftelser. For at tilpasse teksten for en specifik bekræftelse, er du nødt til at bruge den betingede kode $if som beskrevet ovenfor.

Kommandoerne kan blive kædet sammen. Den næste kode vil kun blive erstatte titlen, når en ny booking er oprettet:

$if "created" {$subject Du har en ny booking med start $start}

Tilladte værdier efter koden $if er: created, changed, deleted, approved, refunded, placed_on_the_waiting_list, changed_on_the_waiting_list, removed_from_the_waiting_list eller placed (placed betyder flyttet fra en venteliste til en reel tid, hvor der er plads til din kunde). Du ak også bruge sprog indikatoren såsom EN eller ES for kun at vise en bestemt besked, når en kunder har valgt et bestemt sprog.

$if "ES" {Gracias} $else {Thank you}
En anden måde at anvende auto tekst på, er ved at give dine kunder et direkte link til et skærmbillede, hvor dine kunder kan ændre i deres bookinger. Du kan også ændre denne tekst til en email notifikation:
For at ændre din booking online, gå til:
$modurl

Koden $modurl vil generere et link, så dine kunder via dette link kan ændre eller slette en booking, uden at det er nødvendigt at logge ind på din online kalender. Specielt i de tilfælde, hvor du ikke har bedt dine kunder om at logge ind for at lave en booking, kan du på denne måde gøre det let, for dine kunder, at ændre en eksisterende booking. Du kan læse mere herom, via dette link: blog om at skræddersy emails.

Venligst vær opmærksom på, at emails bliver sendt i almindelig læsbar skrift. Det er derfor ikke muligt, at tilføje HTML kode i en email notifikation.

Opsætning af en "Fra" adresse

Som standard email notifikation fra din konto, vil emails blive sendt som noreply@supersaas.com. Det fremgår i emailen i feltet: "Fra":”. Det er en god idé at ændre dette felt, for at forsikre dine brugere, at beskeden kommer fra dig, og for at sikre at dine brugere, kan svare dig. Du kan ændre denne opsætning via Layout Opsætning skærmbilledet. Så kan du nemlig enten tilføje en "Svar-til" header, eller ændre din "Fra" header til din egen adresse.

Det kan være fristende at ændre "Fra" adressen, men der er vigtig faldgrube, som du skal være opmærksom på. Der er nemlig en højere risiko for, at dine emails ryger i dine brugers spamfiltre. Det skyldes, at det er SuperSaaS, der sender emailen, men du står som afsender. Endvidere, for at overholde gængse internet standarder, skal du lige tilføje vores mail server i din SPF, i din DNS. Ændring af DNS kan drille lidt, og det er ikke sikkert, at du kan ændre din DNS i din mail server.

Din "Svar-til" header, vil derimod fortsat kunne anvende: noreply@supersaas.com i "Fra" feltet. Men de fleste email klienter vil vise dit konto navn som afsender, og det er derfor også muligt at svare dig. Fordi vores mail server kan kryptere, vil emails sendt via supersaas.com i "Fra" feltet, have en højere chance for at komme igennem spamfiltrene.

Som en sideeffekt, vil ethvert link nævnt i email beskeder vise: supersaas.com, med mindre du opsætter et skræddersyet domæne og linker til din konto.

De fleste domæner er konfigureret som et såkaldt SPF record. Derved sender du et signal til andre mail servers om, at de kun skal acceptere mails listet i den SPF record. Hvis du sætter en "Fra" adresse i din egen email, da vil systemet tjekke, om der eksisterer en SPF record i dit domænes DNS. Hvis en record eksisterer, skal det specificeres, at det tillader din mail server, at se emails. Her er den specifikke tekst, som skal være en del af en SPF record: include:spf.supersaas.com
En anden måde at anvende "Fra" adressen på, er ved at sende email via din egen email server. At anvende din egen email server kan være nyttig, hvis du ønsker at undgå at vise, at du anvender SuperSaaS som bookingsystem. Opsætning af eget domæne kræver dog, at man er IT-kyndig.

Tilpas SMS beskeder

Via SMS Gateway siden kan du tilpasse teksten så du har en skræddersyet SMS besked. Auto text koder, der anvendes til email beskeder, kan også anvendes til at skræddersy SMS-påmindelser, som sendes til dine kunder. Venligst vær opmærksom på, at dette ikke har nogen effekt på de sms notifikationer, du modtager som administrator, der vedrører nye eller opdaterede bookinger.

Indholdet af standard påmindelsen er:
Påmindelse: <aftale titel> den <dato og tid>
Det først indsatte felt vil vise titlen for bookingen, og det næste felt vil vise datoen og tidspunktet for aftalen. Eksempelvis vil en påmindelse for en tid til et yoga hold se ud som noget i denne retning:
Påmindelse: Yoga (Acroyoga) den 10/10/2020 18:00

For mere information om konfigurering af SMS bekræftelser, kan du finde mere om her bekræftelser og påmindelser.